MANAJEMEN PUBLIC RELATION

	MODUL KAPITA SELEKTA KOMUNIKASI
	Manajemen Humas

 

	Fakultas	Program Studi	Tatap Muka	Kode MK	Disusun Oleh
	Ilmu Komunikasi	Public Relations	05		Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom.

 

 

Abstract	Kompetensi
Membahas mengenai Manajemen Humas	Diharapkan setelah pembahasan, mahasiswa memahami seluk beluk Manajemen Humas

 

​

Pokok Bahasan

Konsep Manajemen PR dalam Organisasi

Sejarah Manajemen PR

Reputasi dan Prinsip Prinsip Reputasi (lanjutan)

 

DESKRIPSI​

Pokok bahasan ini membahas tentang manajemen PR dalam organisasi, sejarah manajemen PR dan proses pengambilan keputusan. Sekaligus penguraian tentang prinsip prinsip reputasi.

 

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat  memahami dan mampu menjelaskan kembali manajemen PR dalam organisasi, sejarah dan proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Serta mahasiswa mampu memahami tentang prinsip prinsip reputasi.

 

Pengertian dan Fungsi Manajemen

 

Manajemen berasal dari kata manage dan dalam bahasa latin manus, yang berarti: memimpin, menangani, mengatur, atau membimbing. Pengertian manajemen menurut George R. Terry (1972), adalah:

 

“Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya”.  

 

Fungsi pokok atau tahapan-tahapan dalam manajemen menurut Basu Swasta (1996), yaitu suatu proses dari tindakan untukmelakukan hal-hal sebagai berikut:

1.

Perencanaan (planning)

​Yaitu fungsi perencanaan yang mencakupi; penetapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, pembuatan rencana serta ramalan (prediksi) apa yang diperkirakan akan terjadi.

2.

Pengorganisasian (organizing)

​Fungsi pengorganisasian di sini meliputi: pemberian tugas yang terpisah kepada masing-masing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan dan menetapkan jalur suatu wewenang/tanggung jawab dan sistem komunikasi, serta mengkoordinir kerja setiap karyawan di dalam satu tim kerja yang solid dan terorganisir.

3.

Penyusunan (staffing)

Fungsi ini meliputi; penentuan dan persyaratan personel yang dipekerjakan, menarik dan memilih calon karyawan, menentukan job description dan persyaratan teknis suatu pekerjaan, penilaian, pelatihan, termasuk pengembangan kualitas dan kuantitas karyawan sebagai acuan untuk penyusunan setiap fungsi dalam manajemen organisasi.

4.

Memimpin (leading)

Fungsi memimpin meliputi: membuat orang lain melakukan pekerjaan, mendorong dan memotivasi bawahan, serta menciptakan iklim atau suasana pekerjaan yang kondusif, khususnya dalam metode komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya, diharapkan timbulnya saling pengertian dan kepercayaan yang baik. Menumbuhkembangkan disiplin kerja dansense of belonging pada setiap karyawannya, serta jajaran manajemen (publik internal).

5.

Pengawasan (controlling)

Fungsi terakhir manajemen ini mencakupi; persiapan suatu standar kualitas dan kuantitas hasil kerja, baik berbentuk produk maupun jasa yang diberikan perusahaan/organisasi dalam upaya pencapaian tujuan kepuasan bersama, produktivitas dan terciptanya citra yang positif.

Sebagai ilmu pengetahuan, manajemen adalah bersifat universal dan sistematis, yaitu mencakup kaidah-kaidah, prinsip dan konsepsi. Sebagai seni, manajemen adalah “bagaimana” cara untuk memimpin sekelompok orang atau tim kerja dalam suatu organisasi. Organisasi tersebut sebagai kerangka karya (frame of work) dari suatu proses manajemen yang menunjukkan adanya pembagian tugas (job description) dan memenuhi persyaratan (spesifikasi teknis) tertentu yang jelas bagi setiap personel dalam melakukan pekerjaannya masing-masing dalam suatu organisasi.

Dalam sistem manajemen tersebut terdapat dua klasifikasi yaitu yang memimpin dan yang dipimpin. Dari segi komunikasi ada dua yaitu komunikasi antar manajemen dan komunikasi antar karyawan. Jadi dalam organisasi terdapat dua unsur peranan komunikasi, yaitu komunikasi manajemen (management communication atau disebut juga komunikasi organisasional), dan komunikasi antar manusia (human relations communication).  

 

Komunikasi Dalam Manajemen

Menurut George R. Terry (1972), pada suatu manajemen terdapat lima macam komunikasi di dalam organisasi, yaitu secara garis besar dapat berbentuk, antara lain:

1.

Komunikasi formal, yang biasanya komunikasi dalam jalur organisasi yang formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tertulis sesuai dengan prosedur yang berlaku, dari arus atasan ke bawahan atau sebaliknya.

2.

Komunikasi non formal, yaitu di luar komunikasi formal secara fungsional, di mana terjadi secara tiba-tiba atau spontan dari suatu kondisi yang tidak diharapkan melakukan komunikasi secara tidak formal (hubungan antar pribadi dengan orang lain) dalam hal menjelaskan, atau sumbang saran tentang sesuatu yang berkaitan dengan tugas, kewajiban, produksi dan lain sebagainya. Biasanya komunikasi non formal cukup efektif dilakukan pada perusahaan bersifat padat karya dengan jumlah pekerja cukup banyak serta tidak terlalu teknis, cara bekerja permanen dan terus menerus/kontinu.

3.

Komunikasi informal, mungkin lebih dekat dengan komunikasi non formal, karena terjadinya kontak human relations lebih dominan yang berkaitan dengan aspek-aspek kejiwaan, lebih sensitif, dan sentimentil. Komunikasi informal tersebut banyak dipergunakan oleh pihak bagian personel dalam upaya menggali atau mengetahui lebih mendalam mengenai aspek psikologis atas karyawan/pekerja yang bermasalah dengan kehidupannya sehari-hari di luar pekerjannya. Misalnya, sebelumnya prestasi karyawan bersangkutan cukup rajin dan produktif, kemudian sering mankir atau sering membuat kesalahan yang cukup berat pada pekerjaannya.

4.

Komunikasi teknis, hubungan komunikasi di sini lebih bersifat teknis yang hanya dapat dipahami atau dimengerti oleh para ahli/tenaga kerja khusus yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu. Misalnya, komunikasi bidang pekerjaan teknik mesin industri, arsitek, rancang bangun/konstruksi dan program komputerisasi, internet serta elektronik mail dan lain sebagainya.

5.

Komunikasi prosedural, biasanya komunikasi di sini lebih dekat dengan komunikasi formal,misalnya, pedoman teknis pekerjaan (manual), peraturan perusahaan atau kebijaksanaan pimpinan, instruksi tertulis, memo, laporan berkala bulanan/tahunan, tata cara proses dan penyelesaian suatu pekerjaan. Hubungan pekerjaan antara pimpinan dan bawahan ditetapkan dalam bantuk peraturan mengenai suatu deskripsi jabatan (penjelasan) dan spesifikasi (persyaratan) teknis atau tertulis rinci, baik mengenai fungsi, wewenang, maupun tanggung jawab masing-masing personel/karyawan.

 

Dasar-dasar Manajemen Humas

Peranan public relations dalam sebuah organisasi adalah berkaitan dengan tujuan utama dan fungsi-fungsi manajemen perusahaan. Fungsi dasar manajemen tersebut merupakan suatu proses kegiatan atau pencapaian suatu tujuan pokok dari organisasi/lembaga, dan biasanya berkaitan dengan memanfaatkan berbagai potensi sumber-sumber (sumber daya) yang dimiliki oleh organisasi/lembaga bersangkutan,

Unsur-unsur sumber daya tersebut dinamakan dengan 6-M, yaitu: sumber daya manusia (men), sumber material/barang yang dikuasai (material), alat atau perkakas mesin produksi dimiliki (machine), kemampuan keuangan (money), metode yang dipergunakan (method), dan perluasan atau pemasaran yang hendak dicapai/dituju (market).

Berhasil atau tidaknya peranan public relations dalam menunjang fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama itu tidak terlepas dari kemampuan untuk memanfaatkan unsur-unsur sumber daya (6-M sources). Jadi Pejabat Humas dituntut untuk mampu mengkoordinasikan seluruh unsur sumber daya yang ada dalam 6-M melalui konsekuensi: a) kemampuannya sebagai manajemen teknis (technical management), dan b) kemampuan sebagai manajer profesional yang ahli (manajerial skill).

Seorang Manajer Humas/PR memiliki kemampuan cukup komplet, yang merupakan suatu gabungan seni (arts aspect) dengan memadukan sebagai seorang profesional, baik dalam kemampuannya sebagai manajer manjemen teknis, dapat menggiatkan pihak lain (motivator), komunikator, perencanaan, pelaksanaan, dan hingga evaluasi program kerja.

Menurut Robert Kreitener, (pakar manjemen dari Arizona State University), mengatakan bahwa:

 

“Manajemen ialah proses bekerja sama dengan dan melalui orang-orang lain untuk mencapai tujuan organisasi dalam lingkungan yang mengalami perubahan. Proses manajemen tersebut terpusat pada pemanfaatan atau penggunaan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien”.

 

Pada dasarnya seorang praktisi humas harus mempunyai keterampilan khusus, yaitu:



Sebagai creator​: ​memiliki kreatifitas dalam penciptaan suatu gagasan, ide-ide atau buah pemikiran yang cemerlang.



Conceptor​:​mempunyai kemampuan (skill) sebagai konseptor dalam hal penyusunan program kerja kehumasan, dan rencana program lainnya.



Mediator​:​kemampuan untuk menguasai teknik komunikasi, baik secar lisan maupun tertulis dalam penyampaian pesan atau informasi dari lembaga/organisasi yang diwakilinya kepada publik.



Problem solver​:​mampu mengatasi setiap permasalahan yang dihadapinya, baik secara pro-aktif, antisipatif, inovatif, dinamis dan solutif.

 

Public relations merupakan sebagai perantara antara pimpinan organisasi dengan publiknya, baik dalam upaya membina hubungan masyarakat internal maupun eksternal. Sebagai publik, mereka berhak mengetahui rencana-rencana usaha suatu organisasi/perusahaan berdasarkan keadaan, harapan-harapan, keinginan-keinginan publik sebagai sasarannya.

Kegiatan utama dari Humas dalam mewakili top manajemen suatu lembaga atau organisasi tersebut merupakan kegiatan two ways communication yang merupakan ciri khas dari peranan public relations, karena salah satu tugas PR adalah bertindak sebagai nara sumber informasi (source of informations) dan saluran informasi (channel of informations).

 

Sejarah Manajemen Humas

Menurut sejarah munculnya istilah Manajemen Humas tersebut pada awalnya, ketika suatu metode public relationstengah menghadapai suatu puncak krisis pada tahun 1906, dimana terjadi pemogokan perburuhan secara total di industri pertambangan batu bara di Amerika Serikat, sebagai akibatnya adalah terancamnya kelumpuhan total terhadap industri batu bara terbesar di negara tersebut.

Pada titik puncak krisis yang berlangsung tersebut, muncullah Ivy Ledbetter Lee, seorang tokoh public relations/Humas pertama, yang berlatar belakang seorang jurnalis dengan mengajukan manajemen humas sebagai salah satu solusi atau sebagian jalan keluar untuk mengatasi krisis yang tengah terjadi di industri batu bara di Amerika Serikat, sebagai dampak dari kasus pemogokan total yang dilancarkan oleh pekerja dalam upaya menuntut hak-hak kesejahteraan dan kenaikan upah yang layak dari pihak pemilik perusahaan.

Syarat untuk pemecahan dari kasus krisis industri dan pemogokan buruh di industri pertambangan batu bara tersebut, maka Ivy Lee mengajukan beberapa usulan atau persyaratan yang bersifat revolusioner dan merupakan terobosan besar menyangkut peranan PR/Humas untuk mampu mengatasi masalah besar pada waktu itu melalui suatu konsepsi prinsip-prinsip dasar, yaitu:

Pertama:



Membentuk manajemen humas untuk mengatur arus informasi/berita



Bekerja sama dengan pihak pers



Duduk sebagai top pimpinan perusahaan, dan langsung pengambil keputusan tertinggi (decision makers dan policy makers). Dalam hal ini, Ivy Lee, ditunjuk sebagaiExecutive Assistant to President Director dalam struktur manajemen perusahaan.

Kedua:



Diberi wewenang penuh dalam melaksanakan fungsi dan peranan sebagai pejabat humas untuk mengelola menajemen humas.

Ketiga:



Manajemen humas, yang nota bene terkait dengan manajemen perusahaan industri pertambangan batu bara tersebut, harus bersifat terbuka (open communication), baik kepada khalayak/publik, pekerja, maupun pihak pers. Dengan mengacu pada Declaration of Principles atau Prinsip-prinsip dasar.

Jadi gabungan istilah “manajemen krisis dan humas” tersebut terkandung pengertian tentang kemampuan praktisi humas (public relations officers) untuk memimpin, melakukan peranan komunikasi dan mengelola saluran informasi (management of communication) demi tercapainya pemahaman suatu permasalahan, untuk mengatasi krisis (sense of crisis recovery), kepentingan publikasi dan menciptakan citra posistif bagi lembaga/organisasi yang diwakilinya itu.

Pelaksanaan komunikasi timbal balik antara lembaga/organisasi dan pihak public relations pada suatu perusahaan yaitu dengan membentuk “manajemen humas” baik secara teknis operasional maupun manajerialnya, maka pejabat humas dan staffnya mempunyai tanggung jawab dan memiliki wewenang untuk menyusun program acara (special events program and agenda setting) mulai dari pengmpulan data, mendefinisi masalah, kemudian melakukan perencanaan, pelaksanaan, komunikasi dan hingga mengadakan pengawasan/penilaian hasil yang dicapai baik secara kualitas maupun kuantitas.

Faktor yang cukup penting dalam menetukan keberhasilan atau tidaknya tentang pelaksanaan program acara atau aktivitas kerja Humas/PR yang telah disusun tersebut, yaitu: “Bagaimana perencanaan kerja dan komunikasi dari Humas/PR (how to communicator), peranan untuk pelaksanaannya, menyediakan komunikasi dua arah timbal balik dalam penyampaian pesan (message), mengolah dan menyalurkan informasi (communication channel) kepada publiknya (komunikan), dengan tujuan untuk mencpai citra positif (effect) bagi organisasi yang diwakilinya itu”. Hal ini dinamakan kemampuan dari aspek teknis operasional dan manajerial dari PRO/pejabat humas bersangkutan, yakni dapat disebut sebagai proses dalam melaksanakan fungsi-fungsi dan konsepsi dari “manajemen humas” dalam suatu perusahaan sedang mengantisipasi dan menghadapi krisis.  

 

Pengertian Manajemen Humas

Untuk memahami pengertian manajemen humas dapat dilihat secara konseptual, fungsional dan unsur-unsurnya dalam kegiatan, serta faktor-faktor yang mempengaruhi pengertian manajemen humas dalam suatu organisasi,baik untuk tujuan komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal communication), membangun hubungan baik (relationship) maupun komunikasi persuasif yang searah (one way persuasive communication) yang pada akhirnya bertujuan untuk membangun saling pengertian, menghargai, dukungan baik dan hingga menciptakan citra positif.

Menurut Cutlip and Center, dalam bukunya Effective Public Relations, mengatakan public relations dapat dibedakan sebagai fungsi manajemen, yaitu melalui konsep kegiatan administrasi (operating concept of administration) dan sebagai fungsi staff khusus dalam pelayanan administrasi (specialized staff function serving administrator). Sedangkan sebagai fungsi komunikasi, seperti dijelaskan di atas bahwa pihak public relationsmelaksanakan kegiatan komunikasi antara lembaga yang diwakilinya dan dengan pihak publik sebagai sasarannya.

Kegiatan manajemen humas, selain melaksanakan fungsi-fungsi pokok manajemen secara umum – perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, staff, pengawasan, dan penilaian – yaitu pengertian manajemen humas (public relations management) menurut Mc Elreath, dalam bukunya Managing Systematic and Ethical Public Relations, (1993) mengatakan:

 

“managing public relations means researching, planning, implementing, and evaluating an array of communication activities sponsored by the organization; from small group meetings to international satellite linked press conference, from simple brochure to multimedia national campaigns, from open house to grassroots political campaigns, from public services announcement to crisis management”.

 

Secara garis besar pengertian manajemen humas adalah kegiatan penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian dari suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi; berawal dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers melalui satelit internasional, pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia, menyelenggarakan acara open house bagi pendukung kampanye politik dan pengumuman pelayanan publik menghadapi kasus manajemen krisis.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

 

a.

Rhenald Kasali, Manajemen Public Relations, Penerbit Grafiti, Jakarta, 1999.

b.

James E. Grunig, Excellene in Public Relations and Communications     Management, Lawrence Erlbaum, New Jersey, 1992.

c.

Gary Davies, Rosa Chun, Rui Vinhas da Silva dan Stuart Roper, Corporate Reputation dan Competitiveness, Routledge, 2003.

d.

Cutlip, Center dan Broom, Effective Public Relations, Prenada Media Jakarta, 2006.

 

2013	2	Kapita selekta Komunikasi	Pusat Bahan Ajar dan eLearning
		Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom	http://www.mercubuana.ac.id