MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS

MODUL PERKULIAHAN

ETIK UMB

POKOK BAHASAN :

Mengelola Waktu dan Menyusun Prioritas


Fakultas	Program Studi	Tatap Muka	Kode MK	Disusun Oleh
Ekonomi dan Bisnis	Akuntansi	08	900004	Islahulben, SE.MM

Abstract	Kompetensi

Waktu adalah bagian yang tidak terpisahkan dari hidup kita. Kita hidup dalam waktu yang terbatas dan terus berjalan. Banyak hal yang harus dilakukan dalam waktu yang terbatas.	Mahasiswa mampu menjelaskan pentingnya manajemen waktu, mengenal jenis-jenis waktu, pemanfaatan, dan pengelolaannya serta menyusun prioritas

PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU

Waktu adalah salah satu nikmat tertinggi yang diberikan Allah kepada Manusia. Sudah sepatutnya manusia memanfaatkannya seefektif dan seefisien mungkin untuk menjalankan tugasnya sebagai makhluk Allah di bumi ini. Karena pentingnya manajemen waktu ini maka Allah swt telah bersumpah pada permulaan berbagai surat dalam al-quran yang turun di mekkah dengan berbagai macam bagian dari waktu. Misalnya bersumpah: demi waktu malam, demi waktu siang, demi waktu fajar, demi waktu dhuha, dan demi masa. Semisal dalam surat Al-Lail ayat 1-2, Allah berfirman: “demi malam apabila menutupi (cahaya siang), dan siang apabila terang benderang.” Menurut pengertian yang popular dalam perasaan kaum muslimin, apabila Allah bersumpah dengan sesuatu dari ciptaan-Nya, maka hal itu mengandung maksud agar kaum muslimin memperhatikan kepada-Nya dan agar hal tersebut mengingatkan mereka akan besarnya manfaat dan impressinya. Oleh karena itu, barang siapa terluput atau terlena dari suatu amal perbuatan pada salah satunya, maka hendaklah ia berusaha menggantikannya pada saat yang lain.

Tentang hal tersebut telah diriwayatkan oleh Mu’adz bin Jabal ra, bahwa Nabi saw telah bersabda:

“Tiada tergelincir kedua telapak kaki seorang hamba di hari Kiamat, sehingga ditanya tentang empat hal, yaitu tentang umurnya di mana ia habiskan, tentang masa mudanya di mana ia binasakan, tentang hartanya dari mana ia peroleh dan ia belanjakan, dan tentang ilmunya bagaimana ia mengamalkannya.”

Begitulah, bahwa manusia bakal ditanya tentang umurnya secara umum dan tentang masa mudanya secara khusus. Sesungguhnya masa muda memang bagian daripada usia manusia. Namun, masa itu mempunyai nilai istimewa dilihat dari segi usia, yaitu kehidupan yang penuh pancaran cahaya, keteguhan yang masih dapat berkelanjutan, dan merupakan suatu masa kuat di antara dua ancaman kelemahan, yaitu kelemahan masa kanak-kanak dan kelemahan masa tua.

Kewajiban-kewajiban dan etika Islam telah menetapkan adanya makna yang agung, yaitu nilai waktu dan upaya memperhatikan setiap tingkatan dan setiap bagiannya. Kewajiban ini menyadarkan dan mengingatkan manusia agar menghayati pentingnya waktu, dan irama gerak alam, peredaran cakrawala, perjalanan matahari, planet-planet lain serta pergantian malam dan siang. Sebagaimana ditentukannya waktu-waktu untuk shalat, zakat, puasa, dan haji. Hal ini merupakan memberikan pelajaran bagi setiap muslim harus senantiasa sadar terhadap perputaran masa dan mengawasi gerak pergantiannya, sehingga tidak menunda-nunda waktu terhadap ibadah-ibadah yang telah ditentukan dan agenda-agenda harian yang telah direncanakan.

Waktu mempunyai karakteristik khusus yang istimewa. Kita wajib mengerti secara sungguh-sungguh dan wajib mempergunakannya sesuai dengan pancaran cahayanya. Di antara karakteristik waktu adalah sebagai berikut:

Cepat habis

Waktu itu berjalan laksana awan dan lari bagaikan angin, baik waktu senang atau suka ria maupun saat susah atau duka cita. Apabila yang sedang dihayati itu hari-hari gembira, maka lewatnya masa itu terasa lebih cepat, sedangkan jika yang dihayati itu waktu prihatin, maka lewatnya masa-masa itu terasa lambat. Namun, pada hakikatnya tidaklah demikian, karena perasaan tersebut hanyalah perasaan orang yang sedang menghayati masa itu sendiri. Kendati umur manusia dalam kehidupan dunia ini cukup panjang, namun pada hakikatnya umur manusia hanya sebentar, selama kesudahan yang hidup itu tibalah saat kematian. Dan tatkala mati telah merenggut, maka tahun-tahun dan masa yang dihayati manusia telah selesai, hingga laksana kejapan mata yang lewat bagaikan kilat yang menyambar.

Waktu yang telah habis tak akan kembali dan tak mungkin dapat diganti.

Inilah ciri khas waktu dari berbagai karakteristik khusus waktu. Setiap hari yang berlalu, setiap jam yang habis dan setiap kejapan mata yang telah lewat, tidak mungkin dapat dikembalikan lagi dan tidak mungkin dapat diganti.

Modal terbaik bagi manusia

Oleh karena waktu sangat cepat habis, sedangkan yang telah lewat tak akan kembali dan tidak dapat diganti dengan sesuatu pun, maka waktu merupakan modal terbaik. Modal yang paling indah dan paling berharga bagi manusia. Keindahan waktu itu dapat diketahui melalui fakta bahwa waktu merupakan wadah bagi setiap amal perbuatan dan segala produktivitas. Karena itulah, maka secara realistis waktu itu merupakan modal yang sesungguhnya bagi manusia, baik secara individu (perorangan) maupun kolektif atau kelompok masyarakat.

HAKIKAT WAKTU

Barangkali anda mengetahui pepatah ini : “”Apa yang terpanjang ,tapi juga yang terpendek, yang tercepat, tetapi juga yang telambat, kita semua tidak mengindahkannya tetapi kita semua menyesalinya? Tidak ada yang bisa dilakukan tanpa itu, ia menelan segala yang terkecil dan membangun segala yang besar ? ITULAH WAKTU

Waktu adalah : yang terpanjang ia ukuran keabadian dan terpendek karena tiada seorangpun yang mempunyai waktu yang cukup untuk meyelesaikan tugas kehidupannya bagi mereka yang gembira, waktu berlalu terlalu cepat tetapi bagi mereka yang menderita waktu berlalu terlalu lambat. Tidak ada yang dapat dilakukan tanpa itu karena waktu adalah satu-satunya pentas kehidupan kita. Waktu adalah unsur dasar bagi pembentukan kehidupan! Ia menelan semua yang tidak berfaedah dan mengekalkan semua yang hebat dan berharga.

"Demi waktu! Sungguh, manusia dalam kerugian, kecuali mereka yang beriman, dan melakukan amal kebaikan, saling menasehati agar mengikuti kebenaran, serta mengamalkan kesabaran".

Seseorang yang ingin sukses harus cerdas mengelola waktu.

Ada enam sifat dasar waktu:

Waktu adalah berkah Allah yang paling adil dan konsisten, artinya manusia diberi waktu yang sama yaitu 24 jam sehari dan 7 hari seminggu.

Waktu adalah kekayaan individual

Waktu tidak berubah, artinya kita tidak dapat menambah dan menguranginya

Waktu tidak dapat disimpan atau dikumpulkan.

Waktu selalu berjalan maju.

Waktu berwajah penggoda, artinya waktu dapat datang dengan godaannya yang sangat memikat. kalimat-kalimatnya" Ntar.., Besok saja!

Nah kalau kita ingin mengelola waktu dengan efisien, maka perlu kita tanya pada diri kita tipe manusia macam apakah kita ini?

Ada tiga tipe manusia waktu:

Nigt person atau manusia malam. Orang tipe ini bekerja paling produktif di waktu malam

Day Person atau manusia siang, orang tipe ini bekerja paling produktif di siang hari

Ada tipe tengah-tengah Morning Person atau manusia pagi, dia terbiasa bangun pagi dengan badan yang bugar, pikiran segar, dan mampu bekerja secara kreatif dan produktif.

Kebanyakan orang termasuk manusia siang, karena sebagian besar pekerjaannya dilaksanakan disiang hari.

Lalu bagaimana menggunakan waktu secara efisien?.

Rangkailah kegiatan yang sesuai, ada istilah "sekali dayung dua tiga pulau terlampaui, nampaknya istilah ini tepat diaktualisasikan dan disesuaikan dengan keadaan sekarang terutama untuk kota-kota besar.

Gunakan jeda waktu diantara dua kegiatan dengan efisien. Ada ungkapan pekerjaan yang paling berat adalah menunggu, oleh karena itu agar kita tidak mengalami pekerjaan berat itu maka selalu kita selipkan bacaan kesukaan kita di dalam tas, atau selalu kita siapkan buku notes untuk menuangkan ide-ide yang tiba-tiba muncul saat kita mengalami pekerjaan berat itu yaitu menunggu.

Bersikap bijaksana dalam kebiasaan mengobrol, artinya jika kita ditengah-tengah orang yang kita kenal pada saat waktu kosong tidak mungkin kita tidak mengobrol, akan tetapi kita harus punya sikap bijaksana untuk bisa mengakhiri obrolan tadi tanpa menyinggung perasaan orang-orang di sekeliling kita.

Hindari jam karet, kalau kita berfikir ingin membangun sukses maka hal ini paling mudah dilaksanakan.

Gunakan waktu secara seimbang. Bekerja keras itu bagus, tetapi lebih bagus lagi kalau bekerja keras secara cerdas. Artinya, ada keseimbangan antara waktu untuk bekerja dengan waktu untuk pemulihan tenaga atau energi. Pemulihan tenaga ini terutama dapat dilakukan dengan tidur atau istirahat yang cukup dan rekreasi. Ada keseimbangan waktu untuk bekerja dengan waktu untuk menjaga kebugaran tubuh lewat olahraga, istirahat, dan rekreasi secara teratur.

Mengelola waktu berarti menata diri dan merupakan salah satu tanda keunggulan dan kesuksesan. Oleh karena itu, bimbingan untuk mendalami masalah ini adalah hal yang sangat penting dalam kehidupan kita semua, apapun jabatan dan profesi kita serta tidak memandang tinggi rendahnya kedudukan seseorang.

Dengan demikian, marilah kita mulai mempelajari manajemen waktu, sehingga dengan mempunyai bekal pengetahuan tentang waktu, kita dapat terampil mengelolanya dan dengan keinginan yang kuat, maka kita akan dapat menjadikan sebuah kebiasaan dalam pemanfaatan waktu.

MENGELOLA WAKTU

Mengelola waktu adalah masalah klasik yang selalu dihadapi oleh siapapun yang ingin selalu lebih produktif, efektif, sekaligus lebih efisien. Sayangnya kita sering membuang waktu ketika membicarakan waktu. Waktu adalah komoditas yang abstrak. Ia akan terus berlalu dan tidak akan pernah kembali. Komitmen atas paradigma ini menunjukkan kualitas seseorang dalam menjalani kehidupannya. Kesuksesan tidak pernah mengabaikan dimensi waktu. Dengan kata lain waktu menjadi salah satu parameter kesuksesan atau nilai dari sesuatu.

Orang yang cerdas adalah orang yang mampu mengendalikan dirinya dan bekerja untuk kehidupan setelah kematian.

Pernahkah Anda merasa sibuk sepanjang hari tetapi kemudian pulang dengan perasaan tidak mengerjakan apa-apa? Itulah sesungguhnya yang dimaksud membuang waktu di mana Anda melakukan sesuatu yang justru tidak ada atau sedikit maknanya dibanding waktu yang terpakai.

Idaratul waqt dikenal sebagai upaya pengelolaan waktu sedemikian rupa sehingga apa yang kita lakukan sekarang memiliki manfaat jangka panjang. Sekarang merupakan investasi kita di masa depan, karena sekarang adalah bagian dari skenario kehidupan masa depan yang kita buat atau kita pilih sendiri.

Menyimpan Waktu

Semua orang mendapat jatah 24 jam sehari. Namun terdapat hal menarik atas keberadaannya. Muncul dua paradigma tentang waktu. Pertama yang mengatakan waktu adalah uang dan kedua menyimpulkan waktu adalah kehidupan. Pilihan seseorang atas salah satu paradigma tersebut akan menunjukkan misi, visi, serta aksi seseorang dalam mengisi waktu.

Bila waktu adalah uang, secara logika tidak logis, kenapa? Karena waktu berbeda dengan uang secara wujud maupun karakternya. Uang dapat ditabung, tapi waktu tidak. Uang dapat dikembangkan jumlahnya, waktu tidak (24 jam per hari). Uang dapat dicari, waktu tidak. Paradigma kedua tampaknya lebih bisa diterima akal. Karena secara wujud dan karakternya waktu dan kehidupan adalah equivalen. Bila seseorang setuju dengan paradigma kedua, ia akan terdorong untuk selalu bertanggung jawab atas setiap waktu yang dilaluinya.

Demi waktu, sesungguhnya manusia itu rugi, kecuali orang-orang yang beriman dan beramal shalih , yang saling nasihat menasehati dalam kebenaran dan saling nasihat dalam kesabaran. (QS. Al ‘Ashr: 1-3). Dalam idaratul waqt kita harus mampu mensinyalir waktu yang terbuang. Ini sering disebutfaudha al waqt atau time wasters (membuang-buang waktu).

Time Wasters

Time wasters adalah tindakan atas waktu tanpa menghasilkan manfaat jangka panjang. Dengan kata lain bila kita bertindak tanpa memikirkan manfaat jangka panjang maka sesungguhnya waktu kita terbuang. The person who kills time hasn’t learned the value of life” (orang yang membuang waktu belum mempelajari nilai kehidupan).

Saat dilanda Time Wasters, kita berada di dalam dua kemungkinan; pertama, waktu kita hilang tak termanfaatkan akibat ketidaksadaran kita (atau akibat pengaruh orang lain –faktor eksternal); kedua, kita membuang waktu yang tidak sepadan dengan manfaat yang dihasilkan, dalam kondisi ini kita relatif menyadari tindakan kita (faktor internal).

Berikut ini kita akan coba mengkaji beberapa aktifitas yang sering menjebak sehingga kita terperangkap dalam sangkar time wasters, antara lain sebagai berikut:

Suka Menunda

Kebiasaan menunda memang tidak mudah ditinggalkan. Ia bak monster pelahap waktu dalam diri sendiri. Belajar dan latihan sejak sekarang adalah solusinya. Bila tidak, kita akan selalu berada pada kondisi kritis, melakukan pekerjaan terburu-buru karena desakan waktu, kehilangan fokus dan prioritas, bahkan sangat mungkinAnda mengalami distress.

Saranpraktis: Pertama, latihlah diri Anda terbiasa melakukan pekerjaan prioritas, tapi relatif kurang menyenang. Bila selesai berilah penghargaan pada diri Anda ( misalnya istirahat, rekreasi, dan lain-lain). Setelah itu lakukan pekerjaan yang Anda sukai.

Kedua, biasakan memiliki agenda atau time scheduledan berusaha untuk komit atas rencana yang telah dibuat. Kunci untuk menetapkan prioritas dalam bekerja adalah menanyakan pada diri sendiri apa untungnya bagi saya melakukan hal ini? Apa hubungannya dengan sasaran jangka panjang? Ketiga, membuat prioritas dan waktu (deadline). Perlu dipahami bahwa membuat prioritas berarti kita membuat tingkatan kepentingan (grade of importance) dari masing-masing aktifitas yang harus dilaksanakan. Sebagian orang mengartikan prioritas sebagai memesan jumlah waktu untuk menyelesaikan tugas tertentu. Buatlah prioritas setiap harinya dan dirinci setiap jam. Lakukan yang terpenting terlebih dahulu. Jika Anda anggap semua penting, menunjukkan tidak ada yang penting.

Menunggu

Ketika menunggu, seakan kita tidak melakukan apapun, bahkan beranggapan tidak banyak yang bisa dilakukan saat itu. Ini disebabkan beberapa keterbatasan. Pertama, tidak terbiasa melakukan pekerjaaan yang membutuhkan konsentrasi. Jika menunggu tentunya perlu sesekali menengok atau mencari yang kita tunggu. Jika terlalu asyik dengan pekerjaan sampingan bisa-bisa tujuan utama yakni menunggu terlupakan.

Kedua, fasilitas dan tempat menunggu. Artinya kita hanya mungkin melakukan kegiatan sebatas fasilitas dan tempat dimana kita berada saat menunggu. Jadi, kita perlu memastikan agar apapun yang dikerjakan tetap memungkinkan kita untuk mencapai tujuan utamanya.

Dengan segala keterbatasan ini adakah yang bisa dilakukan? Jawabannya tentu ada. Paling tidak bisa berpikir, berdzikir, membaca, membuat rencana, mengembangkan ide, atau melakukan refleksi diri. Mengapa berpikir? Semua pekerjaan memerlukan pemikiran, dan semakin sering memikirkan apa yang akan dikerjakan, semakin matanglah rencana itu. Pekerjaan menganalisa, membuat rencana akan semakin mempertajam kemampuan nalar.

Jadi berpikir secara mendalam memang sesuatu yang perlu untuk dilakukan setiap saat dimana saja. Apalagi bila kita dapat menuangkan hasil pemikiran kita itu dalam format catatan, maka hal ini sudah merupakan pemanfaatan waktu yang sangat positif.

Sedang berdzikir adalah kebiasaan orang-orang yangtaqarub ilallah. Paling tidak ada berapa manfaat yang bisa diperoleh dari kegiatan dzikir ini. Pertama, semakin tenteramnya nuansa ruhiyah (psikology air) sebagaimana janji Allah. Ala bidzikrillahi tathma’inul qulub (sesungguhnya hanya dengan mengingat Allahlah hati menjadi tenang). Kedua, meningkatnya daya konsentrasi akibat terfokus pada sesuatu yakni Allah SWT. Ketiga, dampak berdzikir bukan sekedar saat dilakukan, tapi juga punya jangan panjang yang luar biasa (yakni pahala serta keridhaan-Nya).

Inilah mini time management dimana waktu-waktu singkat termanfaatkan secara optimal. Tanpa disadari Anda telah melakukan (pooling) atau penggabungan beberapa kegiatan tanpa membuang waktu dan terganggunya pekerjaan lain.

Rapat Tidak Efisien

Rapat menjadi penting karena semua kegiatan dan tugas-tugas dari berbagai kalangan dikoordinasikan untuk pencapaian paling optimal, efektif, dan efisien. Pada praktiknya justru rapat menjadi pemakan waktu yang paling lahap. Cobalah catat berapa banyak waktu Anda termakan oleh berbagai rapat dalam sebulan? Ini terjadi karena karakter orang-orang yang mengikuti rapat tersebut, kelemahan pemimpin rapat dalam mengendalikan agenda, kaburnya mekanisme rapat tersebut; dan biasanya dalam rapat selalu banyak bicara dar ipada aksi.

Interuptif

Yakni gangguan yang tak diharapkan. Hal ini seringkali menjadi penyebab tidak efisiennya dalam pengelolaan waktu, misalnya saja tamu yang datang tanpa membuat janji terlebih dahulu, telepon yang membanjiri suasana kerja kita. Bila ini terjadi berarti Anda dipengaruhi kepentingan eksternal tanpa Anda sendiri bisa menyelesaikan hal-hal penting Anda. Solusinya, latihlah diri Anda dan tingkatkanlah kemampuan mengambil keputusan Anda untuk menanggapi permintaan eksternal, tentu saja bukan berarti menampikkan kepentingan orang lain.

Sosialisasi Berlebihan

Sebagai makhluk sosial tentu saja kita semua perlu berinteraksi dan bergaul dengan orang lain. Apalagi bagi da’i, kita dituntut untuk menyerukan risalah kebenaran ini kepada setiap manusia. Namun terkadang sosialisasi ini tak mengenal batas, hingga tanpa disadari kita kehilangan banyak waktu hanya mengobrol ngalor ngidul.

Saran praktis : Biasakan ketika Anda bersosialisai tentukan terlebih dahulu tujuan positif yang ingin dicapai dan biasakan membuat limit waktu (Time Budgeting). Rasulullah SAW bersabda, “Sejelek-jelek umatku ialah yang paling banyak omongnya, bermulut besar, dan berlagak sok pintar. Dan sebaik-baik umatku ialah mereka yang baik akhlaknya.” (HR. Bukhari dalam al adab al mufrad dari Abu Hurairah).

Superman

Takut mendelagasikan pekerjaan. Bila ini dilakukan, berarti Anda bergaya manajamen kuno yang selalu ingin melakukan segala sesuatu sendirian. Sikap perfeksionis yang berlebihanlah sebagai penyebabnya.

Dalam perkembangan ilmu manajemen, gaya seperti ini adalah gaya manajemen pertama (managment by doing). Sementara gaya manajemen generasi terakhir sekarang ini sering dikenal dengan management by quality yang berciri kental berorientasi pada tim kerja (team work).

Jadi, bila Anda sulit mendelegasikan pekerjaan berarti Anda telah membuat diri Anda sendiri menjadi orang primitif.

Saran praktis: Pertama, sadarilah bahwa hal tersebut kuno, ketinggalan zaman, tidak efektif, dan malah melelahkan. Kedua, sadarilah bila Andamendelegasikan pekerjaan kepada yang layak, berarti Anda telah memberdayakan (empowerment) orang lain. Inilah ciri manajeman modern. Mungkin akan menyita waktu pada awalnya, tapi akan selalu lebih baik untuk jangka panjang.

Tidak Mampu Mengatakan Tidak

Hal ini menujukkan sikap ketidaktegasan Anda untuk melakukan hal-hal yang bersifat interuptif, dan tentu saja akan mengacaukan aktifitas pokok atau prioritas Anda.

Saran praktis : Sadarilah bahwa Anda tidak mungkin mampu melayani semua permintaan. Buatlah keputusan untuk melakukan apa yang harus dikerjakan dan benar-benar ingin untuk dilakukan dan katakan tidak untuk yang lain dari itu.

Bekerja Tanpa Agenda

Ibarat membangun rumah tanpa blue print, tanpa anggaran, tanpa limit waktu, maka hasilnya cenderung amburadul. Seandainya jadi pun sulit untuk dinilai dimana letak pemborosannya.

Saran praktis : Buatlah agenda kerja harian, mingguan, bulanan. Ingat, bila Anda gagal membuat rencana, hakikatnya Anda justru membuat rencana untuk menuai kekacauan dan kegagalan, dan bersiaplah untuk menyesal. Ibnu Atho’illah berkata, “Siapa yang awal perjalanannya berkilau, berkilau pula kesudahannya.”

Akrab dengan Pengganggu

Dapatkah sebuah bangunan diselesaikan bila engkau membangunnya dan orang lain menghancurkannya.Memang selalu ada saja teman yang terlalu suka bercanda tanpa memandang waktu, selalu mengajak ngobrol ngalor ngidul tanpa arah.

Saran praktis : Pertama, hindari mereka sesering mungkin karena sesungguhnya mereka tidak pernah memacu prestasi Anda, malah mematikan potensi serta waktu Anda. Kedua, tingkatkan kemampuan negosiasi Anda, sehingga Anda mampu mengendalikan diri sekaligus menolong mereka keluar dari habitat kumpulan orang-orang lalai. Bila perlu gunakan metode negosiasiwin-lose (menang-kalah) untuk cepat menghentikan pembicaraan yang tidak bermanfaat itu.

10.

Kebiasaan Baca yang Salah

Jangan dulu gembira bila Anda mengisi mini time (waktu singkat), seperti menunggu dalam perjalanan dengan kegiatan membaca, merasa telah terhindar dari lost time(kehilangan waktu). Mengapa? Karena kebiasaan baca yang salah pun akan membuat Anda terjebak, sehingga tetap berada dalam sangkar lost time.

Oleh karena itu untuk mengurangi lost time akibat kebiasaan baca yang salah ada beberapa tips sebagai berikut:

Bacalah sesuatu (majalah, koran, buku, dan lain-lain) yang Anda perlukan, dan coba

tanyakan paada diri Anda apakah Anda perlu berlangganan?

Jadwalkan kegiatan membaca sebagai bagian dari jadwal harian Anda. Jika tidak, Anda tidak akan pernah punya waktu untuk membaca.

Membacalah pada saat-saat yang tidak terlalu baik untuk mengerjakan hal-hal lain.

Tentukan apa yang akan Anda baca dan berapa lama waktu yang akan dihabiskan.

Gunakan stabilo atau sejenisnya untuk menandai informasi penting dari bacaan tersebut. Bila Anda tidak ingin sumber bacaan itu kotor karena coretan, Anda bisa menuliskannya pada kertas lain. Dengan demikian Anda telah mendapat manfaat nyata dari bacaan Anda.

11.

Kurang Kreatif

Tingkat kreatifitas seseorang menunjukkan kepiawaian mengisi waktu seseorang. Bagi orang-orang kreatif tidak mengenal istilah harus berbuat apa saya ini? Atau apa yang dapat saya lakukan? Biasanya orang yang kreatif akan terhindar dari perasaan sia-sia.

Saran praktis: : Pertama, berorientasilah untuk menciptakan hal-hal baru, karena kemampuan inilah yang memungkinkan untuk terjadinya perubahan dan perbaikan kualitas hidup. Perilaku kreatif merupakan fungsi dari unsur-unsur Imanjinasi, Data, Evaluasi, danAksi (IDEA). Perilaku kreatif tidak akan muncul jika salah satu unsur di atas tidak ada. Kedua, usahakan untuk tidak terpaku pada kebiasaan yang sering menghalangi untuk sampai pada pendekatan-pendekatan kreatif dan inovatif. Perlu dipahami bahwa kreatifitas tanpa diimbangi sikap disiplin, akan menjebak kita pada pembuangan waktu pula. Tanpa disiplin, manfaat dari prioritas, deadline dan pooling tidak akan pernah menjadi maksimal.

Disiplin berarti mematuhi prioritas dan deadline yang telah ditetapkan. Kita menggunakan kreatifitas untuk merencanakan dan menggabungkan beberapa kegiatan agar waktu yang tersedia termanfaatkan secara optimal.

Orang sukses memanfaatkan waktu mereka dengan melakukan hal hal yang tidak diminati oleh orang gagal.Orang biasa lebih mudah berhadapan atau menyesuaikan diri dengan kegagalan menggunakan waktu daripada pengorbanan yang dapat membawa kesuksesan. Adalah kurang berarti dengan hanya mempunyai cita-cita dan tujuan dalam hidup tanpa disertakan penjadwalan waktu. Hanya dengan penjadwalan waktu kita bisa maju ke depan untuk mencapai cita-cita dan tiba ke tempat tujuan.

Mengelola waktu bukanlah pekerjaan yang mudah. Merencanakan penggunaan waktu

mungkin cukup mudah untuk dilakukan, namun mengisinya sesuai dengan rencana

adalah hal yang berbeda. Kegiatan ini bertujuan agar anda bisa menangkap sejauh

mana anda mampu berjalan sesuai dengan rencana kegiatan yang anda susun

sebelumnya. Mulailah di pagi hari sebelum anda melakukan kegiatan apa-apa.

Pagi hari, sebelum melakukan apa-apa, coba isi agenda kerja anda untuk hari

ini. Rencanakan semua kegiatan anda sedetil mungkin. Susun sesuai dengan skala

proritas tujuan anda. Jangan hanya menentukan kapan anda melakukan kegiatan,

namun juga berapa lama, dan apa yang harus anda kerjakan selanjutnya jika

kegiatan utama tersebut gagal dilaksanakan. Ini menuntut anda untuk mengetahui

tujuan anda hari ini. Setelah selesai, hitung berapa lama waktu yang anda

gunakan untuk menyusun rencana.

Siang hari, tengok kembali agenda anda. Kini, tuliskan apakah anda telah

berjalan sesuai dengan rencana, atau ada banyak penyimpangan-penyimpangan.

Nilailah diri anda sendiri bagaimana anda mengisi waktu anda. Pertanyakan pada

diri sendiri, apakah agenda yang anda susun pagi hari tadi cukup berguna?

Kini coba tuliskan semua perasaan-perasaan dan emosi-emosi yang menyertai

kegiatan anda. Misal: jam 09.00. Kegiatan: menelepon si X; emosi: netral. Coba

tulis apakah anda mengalami kecemasan, takut, khawatir, senang, penuh harap,

dan lain-lain. Tulis pula berapa lama perasaan itu melanda anda. Kegiatan ini

cukup sulit, karena tidak semua orang terbiasa untuk menyadari perasaan dan

emosi mereka. Dapatkah anda melihat hubungan antara kegiatan anda dengan emosi

yang muncul.

Lihatlah agenda untuk siang hingga sore nanti. Lakukan revisi bila anda

merasa ada bagian yang harus direvisi ulang. Mungkin anda harus menambahkan

kegiatan baru, menghapus/menunda kegiatan yang telah anda rencanakan di pagi

hari. Kegiatan ini bertujuan untuk menilai kemampuan anda menyusun perencanaan

di muka, sekaligus flesibilitas anda terhadap tuntutan perubahan.

Pada akhir hari lihat kembali seluruh kegiatan anda hari ini. Apakah anda

cukup puas dengan apa yang anda lakukan? Apakah anda merasa mampu mengelola

waktu anda dengan baik?

Berbicara tentang waktu adalah berbicara tentang misteri besar. Sebagian orang

memandang waktu seperti garis lurus yang harus dilalui. Waktu bergerak maju,

dan kita hanyut di dalamnya. Sebagian orang yang lain memandang waktulah yang

menerjang kita dengan deras. Namun, ada juga orang yang memandang bahwa waktu

itu sama sekali tak bergerak. Bagi mereka waktu adalah saat ini, karenanya

harus digunakan sebaik-baiknya. Dan, itulah kunci utama dalam mengelola waktu

Kiat-Kiat Manajemen Waktu

Kiat yang benar untuk menyikapi waktu adalah pandangan yang mencakup masa lalu, masa sekarang dan masa depan secara keseluruhan. Oleh karena itu, manusia wajib melihat, mengisi, dan mempersiapkan ketiga masa tersebut.

Wajib melihat masa lalu. Melihat ke masa lalu,dimaksudkan untuk mengambil pelajaran dengan segala peristiwa yang terjadi pada masa tersebut. Menerima nasihat dengan kejadian yang dialami umat saat itu dan sunnatullah terhadapa mreeka, sebab masa lalu merupakan wadah peristiwa dan khazanah pelajaran.

Melihat masa depan. Melihat ke masa depan memang hal wajib, sebab manusia itu sesuai dengan fitrahnya senantiasa terikat ke masa depan. Ia tak akan dapat melupakannya atau menyembunyikannya di balik kedua telinganya. Sebagaimana manusia itu diberi rezeki ingatan yang menghubungkannya dengan masa lalu dan apa yang terjadi di dalamnya, maka iapun deberi rezeki upaya menggambarkan masa depan dan apa yang akan diharapkan.

Memperhatikan masa kini. Apabila seorang mukmin berkewajiban melihat ke masa lalu untuk mengambil pelajaran, mengambil manfaat, dan mawas diri. Di samping itu, juga perlu melihat ke masa depan untuk mempersiapkan perbekalan. Maka, ada kewajiban untuk memperhatikan masa kini, yaitu masa di mana secara nyata kita sedang menjalani dan menghayatinya, agar kita dapat menggunakannya sebelum lepas dan tersia-sia.

Seorang penulis Manajemen Islami, M. Ahmad Abdul Jawwad, dalam sebuah bukunya, memaparkan kaidah-kaidah aplikatif yang dapat mengantarkan kita kepada kesuksesan mengelola waktu secara bertahap, selangkah demi selangkah hingga pada tingkat mahir dan effektif dalam mengelola waktu dalam 14 (empat belas) langkah.

Langkah-langkah tersebut adalah:

Analisalah sikap kita terhadap manajemen waktu dan kenalilah sejauh mana kemampuan kita dalam mengelola waktu!

Sadarilah nilai dan urgensi waktu, serta sejauh mana kebutuhan kita pada manjemen waktu!

Susunlah skala prioritas dan jangan lupa pada kewajiban waktu!

Kenalilah hal-hal yang kita butuhkan dalam mengelola waktu secara efektif!

Kenalilah hal-hal yang mengganggu manajemen waktu, lalu hindarilah!

Perhatikanlah tokoh-tokoh yang berhasil mengelola waktu!

Atasilah hal-hal yang dapat menyia-nyiakan waktu!

Luruskan persepsi kita yang keliru mengenai efisiensi waktu!

Pelajarilah cara mengadakan pertemuan singkat yang membawa hasil optimal!

10.

Pelajarilah cara mendelegasikan secara effektif!

11.

Pelajarilah cara mengoptimalkan waktu santai/ senggang!

12.

Kajilah contoh-contoh aplikatif tentang manajemen dan optimalisasi waktu!

13.

Didiklah anak-anak dan orang-orang di sekitar kita untuk menghargai waktu!

14.

Latihlah orang lain tentang cara mengoptimalkan pemanfaatan waktu!

Untuk memulai langkah pertama dalam mengelola waktu, maka kita perlu menganalisa terlebih dahulu sikap kita terhadap manajemen waktu, yakni apakah kita selama ini menghabiskan waktu secara bijaksana atau secara sia-sia.

Patuhilah saran-saran berikut untuk beberapa hari dan anda akan kagum dengan hasilnya :

Rancang aktivitas harian anda pada setiap pagi dengan mencatat hal-hal yang akan

dikerjakan dan teliti pada saat dikerjakan

Jangan mengunjungi teman tanpa meneleponnya terlebih dahulu

Senantiasakanlah membawa pensil dan kertas atau nota kecil dalam kantong anda, sehinga anda mampu mencatat rencana dan ide pada waktu terluang

Rancang waktu istirahat dan coba menyelesaikannya dengan waktu sholat!

Manfaatkanlah waktu terluang dengan membaca, menghafal, atau melakukan sesuatu yang konstruktif(membangun)

Jika anda mempunyai janji, pastikan kedua pihak setuju untuk mematuhi waktu

Aturlah waktu perjalanan anda dengan jarak yang akan ditempuh, sisakan untuk hal-hal yang tidak terduga agar anda tiba ditempat tujuan pada waktu yang direncanakan

Sediakan semua benda yang diperlukan sebelum melakukan suatu pekerjaan,, apakah itu memasak, menulis, atau mempersiapkan ceramah

Jauhilah orang yang berfikiran dangkal dan tamak untuk mencuri waktu anda yang sangat berharga

10.

Jangan melakukan perjalanan sendiri, jika anda dapat menyelesaikan dengan mengirim surat atau meneleponnya

11.

Isi tangki kendaraan anda ketika melalui pompa bensin, jangan sekali-kali membiarkan kendaraan anda kehabisan bensin diperjalanan karena hal ini terlalu bodoh

12.

Sediakan uang kecil untuk telepon atau parkir

13.

Jika anda berbelanja pesan dari seseorang atau berbelanja, tuliskan semua barang dan rencanakan dengan baik supaya tidak mengulangi perjalanan. Anda dapat mempersingkat perjalanan.

Hal-hal yang perlu diingat tentang waktu

Gunakan waktu untuk:

Berfikir, waktu adalah sumber kekuatan

Bermain, waktu adalah abadi, senantiasa kelihatan muda

Membaca, waktu adalah dasar kebajikan

Berdo’a, waktu adalah kekuatan terbesar

Mengasihi dan dikasihi, iman adalah kasih sayang dan kebencian

Menjalin persaudaraan, waktu adalah jalan kebahagiaan

Senda Gurau, waktu adalah memperindah suasana kehidupan

Bersedekah, hidup ini terlalu singkat untuk menjadi egois

Bekerja, waktu adalah harga keberhasilan tetapi jangan gunakan untuk hal yang sia-sia.

Sabda Rasulallah SAW :

“Rugilah barang siapa yang dalam dua hari hidupnya sama saja“

PENTINGNYA MENENTUKAN PRIORITAS

Percaya atau tidak, kita banyak sekali dapat kesempatan dalam hidup. Dari yang kecil-kecil seperti terpilih jadi ketua kelas atau bisa ikut ulangan susulan gara gara sakit, sampai kesempatan yang besar seperti berlibur ke luar negeri atau mendapat beasiswa. Dan diantara semua kesempatan yang datang pada kita, ada yang harus diambil, karena tidak akan datang untuk kedua kalinya. Sayang sekali kalau dilewatkan.

Sebaliknya, ada juga kesempatan yang tidak bisa kita ambil, karena setelah ditimbang-timbang ada hal yang lebih penting. Saat kita memilih mana hal yang harus didahului dan mana yang bisa dikerjakan nanti, berarti kita sedang membuat prioritas. Karena membuat prioritas itu penting sekali untuk kita, makanya kita harus pintar membagi waktu. Kalau bisa sih, semua yang ingin kita lakukan bisa dikerjakan pada saat bersamaan.

Ada banyak hal yang jadi pertimbangan kita dalam membuat prioritas, salah satunya cita cita atau tujuan hidup kita. Jalan untuk mencapai tujuan itu ada banyak sekali. Ada yang menyenangkan dan tidak menyenangkan, ada yang harus diambil dan juga ada yang harus dikorbankan. Tidak usah takut membuat pengorbanan kalau memang perlu.

Kita tahu benar tentang perumpamaan “Orang Samaria yang Baik Hati.” Kalau dilihat dalam kacamata sekarang, orang Samaria itu mungkin seorang pengusaha yang sedang mengadakan perjalanan bisnis. Tiba-tiba dia melihat insiden perampokan. Apa yang harus dilakukannya? Apakah dia harus mengubah jadwal kerjanya yang sudah tersusun rapih untuk menolong orang ini? Apakah rekan bisnisnya tidak akan marah kalau dia datang terlambat? Apakah dia bisa kehilangan peluang bisnis jika menolong orang ini? Tapi, ia memutuskan untuk menolong korban perampokan ini. Orang Samaria ini telah membuat prioritas yang tepat.

Pada intinya prioritas adalah menempatkan di tempat utama apa yang penting (aspek dampak) dan harus segera dilakukan (aspek waktu). Setiap orang mempunyai ukuran yang bervariasi dalam menentukan sesuatu itu penting atau tidak. Namun secara umum kita dapat melihatnya dari dampak yang akan ditimbulkannya. Sesuatu yang berdampak luas, darurat atau menyangkut keselamatan harus dikategorikan sebagai sangat penting.

Aspek waktu menyangkut kemendesakan. Apakah hal itu dapat ditunda atau mutlak harus segera dilakukan? Bisakah itu dikerjakan di lain waktu atau sekarang? Dengan pertimbangan-pertimbangan ini, kita menyusun skala prioritas.

Jika kita ingin hidup dengan teratur, maka sebaiknya kita tunduk pada skala prioritas ini. Meski begitu, kita juga harus bersikap fleksibel jika harus mengubah prioritas ini. Misalnya,orang tua tiba-tiba harus dirawat di rumah sakit. Maka kita harus menyesuaikan prioritas kita.

Dalam buku-buku manajemen, penyusunan prioritas seringkali dibahas dalam topik manajemen waktu. Padahal sesungguhnya, prioritas tidak hanya menyangkut waktu saja. Berikut ini aspek yang ada dalam prioritas:

1. Waktu

Kita dibatasi oleh waktu. Dalam sehari, kita mendapat jatah 24 jam. Maka kita harus membagi-baginya dengan bijaksana. Misalnya pada hari ini Anda harus menjalani fit and proper test sebagai syarat promosi jabatan. Pada hari ini juga anak Anda ikut audisi sebagai penyanyi. Ini adalah cita-cita besarnya selama ini. Mana yang akan Anda ikuti lebih dulu? Jika keduanya terjadi pada waktu yang bersamaan, mana yang Anda pilih.

2. Perhatian

Aspek ini menyangkut apa yang Anda anggap penting untuk diperhatikan pada saat ini. Misalnya, di rumah Anda harus membaca laporan-laporan bawahan yang sudah menumpuk. Pada saat yang sama, anak Anda mengajak bermain. Apa yang akan Anda perhatikan?

3. Sumber Daya

Karena keterbatasan sumber daya, maka kita harus membagi-baginya dengan tepat. Misalnya soal uang, Anda harus membuat prioritas di antara kebutuhan-kebutuhan keluarga: pendidikan, belanja harian, tagihan-tagihan, asuransi, rekreasi, pensiun, investasi dll. Sebagai contoh, untuk mengikuti program pensiun harus dimulai sedini mungkin supaya ketika kita sudah tidak produktif lagi, kita dapat menikmati tabungan yang memadai. Meski anak kitabelum genap sebulan, dia sudah kita ikutkan dalam asuransi pendidikan. Dengan demikian, ketika memasuki usia sekolah, kita sudah memiliki dana pendidikan yang cukup.

Penulis terkenal Steven R. Covey meuliskan, yang penting bukanlah membuat prioritas jadwal Anda melainkan menjadwalkan prioritas Anda. Kita bukanlah membuat agenda-agenda yang memang prioritas di dalam kehidupan kita. Misalnya kita mendaftarkan meeting, berbelanja, mengerjakan pekerjaan ini dan itu lalu kita membuat jadwalnya. Jika kita menyusun hal-hal yang kita harus kerjakan lalu menjadwalkannya, itu sama saja kita membuat prioritas jadwal kita.

Cobalah kita ubah polanya. Kita membuat daftar hal-hal yang memang prioritas di dalam kehidupan kita. Misalnya, istri atau keluarga kita, barulah pekerjaan. Lalu hobi kita dan lainnya. Barulah kita memasukan daftar prioritas itu ke dalam jadwal kita. Inilah yang teman saya bilang prioritas ke orang bukan ke pekerjaan. Kita melihatnya bukan untuk kepentingan pekerjaan tetapi orang-orang di belakang pekerjaan tersebut.

Jika memang kita sangat sibuk melakukan pekerjaan di kantor, sedangkan istri atau keluarga kita sedang membutuhkan kita, kita bisa melihat kembali, mana yang lebih prioritas? Memang kita juga bisa melihat jenis pekerjaan yang sedang kita lakukan. Mana yang lebih penting dibandingkan lainnya. Hanya saja kita tetap harus melihat orang di balik pekerjaan tersebut. Kita harus mengingat, kita sedang melayani orang bukan melayani pekerjaan.

Jadwal memang sangat baik untuk kita buat. Saya pun membuatnya. Jam kerja, tentu saja, saya harus ada di kantor. Diluar jam kerja, tentu saja, sudah menjadi milik saya dan keluarga saya. Sering sekali saya memanfaatkannya berjalan-jalan dengan istri saya. Atau terkadang saya membaca buku atau menonton TV. Sengaja saya tidak membawa pulang pekerjaan walaupun terkadang pekerjaan itu sangat penting. Saya juga mengijinkan diri saya untuk pulang terlambat jika memang ada yang harus saya selesaikan.

Jadwal jangan sampai membuat diri kita lupa, siapa sebenarnya yang sedang kita layani. Ketika kita membuat prioritas, buatlah berdasarkan orang yang dibelakang pekerjaan tersebut, bukan sekedar jenis pekerjaannya.

Keterbatasan waktu, tenaga, dan pikiran tidak memungkinkan kita untuk melakukan banyak hal dalam waktu yang bersamaan. Padahal pekerjaan apa pun yang kita tekuni, kita perlu melakukan banyak hal, dan semuanya harus dilakukan dengan waktu yang cepat dan kualitas yang utama. Bagaimana caranya agar sukses melakukan semua ini? Jim Dornan dan John C. Maxwell mengusulkan satu cara untuk melakukan banyak hal dalam waktu yang terbatas dengan kualitas yang utama, yaitu: dengan menyusun prioritas.

Prioritas dapat memberi arah bagi kegiatan yang harus kita laksanakan. Jika kita telah menyusun prioritas, kita tidak lagi bingung kegiatan mana yang harus kita lakukan terlebih dahulu, kegiatan mana yang dilakukan selanjutnya, sampai kita mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jika dalam tujuan untuk melakukan kegiatan usaha yang berkesinambungan, kita memprioritaskan kegiatan bisnis kita pada loyalitas pelanggan, maka arah dari kegiatan bisnis kita adalah pada kepuasan pelanggan, bukan semata-mata pada profit yang besar. Dengan demikian arah kegiatan kita bukanlah pada penjualan yang sebesar-besarnya, melainkan pada penjualan yang berkelanjutan. Profit yang kecil, namun jika disertai kepuasan pelanggan, akan mendorong terciptanya pelanggan yang loyal yang tentunya merupakan faktor penting untuk melanggengkan usaha kita.

Prioritas juga membantu kita dalam memecahkan masalah. Jika kita konsisten pada prioritas yang telah ditetapkan (misalnya: prioritas pada kepuasan pelanggan), maka prioritas akan membantu kita untuk memecahkan masalah. Sebagai contoh, pada waktu krisis melanda seluruh negeri, harga bahan-bahan pokok melonjak tajam, sulit bagi kita untuk bertahan tanpa juga menaikan harga. Namun, karena kita memprioritaskan kepuasan pelanggan, kita akan berupaya untuk mencari cara yang tetap memuaskan pelanggan, misalnya: pedagang elektronik dapat memberikan fasilitas cicilan bagi barang-barang yang dijualnya, dan pengusaha warung makanan menyediakan alternatif menu paket hemat dengan porsi kecil dan sedang.

Kiat-Kiat dalam Menentukan Prioritas

Bagaimana Anda Menentukan Prioritas?

Langkah-Langkah dalam Menentukan Prioritas.

Putuskanlah apa yang benar-benar ingin Anda lakukan dengan hidup Anda.

Apakah sasaran-sasaran Anda dapat dikenali? Apakah Anda benar-benar mengetahui apa yang Anda inginkan untuk terjadi?

Tentukanlah prioritas-prioritas bagi sasaran-sasaran yang telah Anda tentukan.

Buatlah suatu sistem untuk meraih dan mengukur sasaran-sasaran tersebut.

Ikutilah suatu prosedur yang akan memakan paling sedikit waktu dan sumber daya untuk meraih sasaran-sasaran tersebut.

Meski prosedur itu tampaknya begitu sederhana, kebanyakan dari kita sulit sekali mengikutinya. Mengapa demikian?

Rintangan-Rintangan Menuju Prioritas-Prioritas yang Baik

Mungkin, kesulitan terbesar yang dihadapi oleh kebanyakan dari kita dalam menentukan sasaran dan menetapkan prioritas ialah karena kita tidak memunyai pengertian bahwa kita harus menangani diri kita seutuhnya.

Aspek kedua dari prioritas-prioritas baik yang sering terlewatkan ialah perlunya sistem nilai. Suatu sistem nilai tidak ada gunanya jika tidak diterapkan di dalam budaya dan rutinitas kehidupan sehari-hari yang kita jalani. Kita masing-masing harus memutuskan apa yang penting hari ini dalam situasi ini.

Kita harus sangat berhati-hati dalam memilih prioritas. Bila kita memunyai ambisi yang suci untuk unggul dan memuliakan Tuhan maka harus ada pemilihan dan penolakan, kemudian ada konsentrasi pada hal-hal yang sangat penting. Kita tidak dapat melakukan semuanya. Hal-hal yang tidak begitu penting harus ditinggalkan sehingga kita dapat mengerjakan hal-hal yang lebih besar.

Cara terbaik untuk mempertahankan prioritas Anda adalah mengisi daftar acara Anda dengan semua peristiwa yang memperlihatkan sasaran-sasaran Anda dalam hidup, maka bila acara Anda memperlihatkan prioritas-prioritas yang benar, Anda akan memperoleh pertahanan yang besar melawan segala sesuatu yang cenderung membelokkan Anda dari apa yang ingin Anda lakukan dan Anda inginkan. Jadi, bayangkanlah sejenak sementara Anda duduk, merencanakan acara untuk bulan-bulan mendatang, dan Anda akan mengisi acara itu berdasarkan prioritas-prioritas yang telah dibahas sebelumnya. Di mana Anda akan mulai?

Kami yakin susunan daftar acara Anda akan seperti ini:

Waktu bersama Tuhan. Waktu di mana Anda mencari Dia dalam penyembahan, doa, firman-Nya; waktu berprioritas utama yang harus ada. (Ingatlah bahwa bukan jumlah waktu, tetapi kualitas waktu Andalah yang penting!)

Waktu bersama keluarga Anda. Bila prioritas umum kita yang kedua adalah prioritas untuk bersama-sama dengan Tuhan, maka tentunya bagian yang terpenting dari tubuh itu adalah keluarga Anda. Waktu Anda membangun diri Anda ke dalam hidup mereka dan membiarkan mereka membangun diri mereka ke dalam hidup Anda. Hal ini harus mencerminkan waktu-waktu khusus bersama istri Anda, bersama anak-anak Anda, waktu untuk bermain, waktu untuk berbicara, waktu yang dianggap sama pentingnya (dan sering kali lebih penting!) dengan waktu-waktu yang lain.

Waktu bagi diri Anda sendiri. Kapan Anda akan memunyai waktu untuk terbebas dari tekanan-tekanan? Apakah Anda memunyai waktu untuk bersepeda? Atau berenang? Atau membaca bacaan-bacaan santai? Harus ada waktu yang diluangkan dalam acara Anda, yang tidak Anda sadari hingga tiba waktunya Anda akan melakukan sesuatu dalam waktu itu, sesuatu yang mencerminkan kenyataan bahwa ada kebutuhan-kebutuhan mendasar yang Anda miliki sebagai seorang pribadi.

Waktu bagi orang lain. Waktu ini lebih utama daripada komitmen Anda kepada pekerjaan rutin Anda. Ini adalah pengakuan bahwa Anda berhubungan dengan orang lain dan Anda harus memunyai waktu bagi sasaran-sasaran mereka. Hal ini berarti akan ada kotak-kotak waktu di dalam acara Anda yang mungkin hanya akan berbunyi "orang lain".

Waktu untuk berencana. Ini adalah salah satu hal dalam penjadwalan yang paling sering diabaikan. Yang penting bukan hanya meninjau kemajuan terhadap sasaran-sasaran, tetapi juga membuat rencana-rencana baru bagi kinerja yang akan datang. Hal ini mungkin harus ditinjau sedikit lebih lama setiap minggu dan malahan lebih lama lagi setiap bulan.

Pertimbangan-Pertimbangan Prioritas

Ada pertanyaan-pertanyaan tertentu yang harus ditanyakan dalam menentukan prioritas. Misalnya:

Bagaimana mendesaknya hal ini? Apakah hal ini harus dikerjakan sekarang juga? Hari ini? Segera? Suatu hari nanti?

Bagaimana pentingnya hal ini? Sangat? Cukup? Agak? Tidak begitu?

Bagaimana seringnya hal ini harus dikerjakan? Setiap hari? Setiap minggu? Kadang-kadang?

Dapatkan orang lain mengerjakannya dengan lebih efektif daripada saya? Tidak? Mungkin? Ya? (Bila ya, delegasikanlah.)

Apakah ini bagian dari tugas atau sasaran yang lebih besar dari yang sedang saya tekuni?

Apakah ini cara yang terbaik?

Ingatlah perkataan mendiang Jendral Eisenhower, "Hal-hal yang mendesak jarang penting, hal-hal yang penting jarang mendesak!"

Salah satu cara dalam memakai pertanyaan-pertanyaan ini adalah dengan membuat daftar periksa prioritas di mana Anda menuliskan sasaran pada sisi sebelah kiri dan kemudian menuliskan pertanyaan-pertanyaan di atas tersebut di bagian atas kertas itu. Ambillah sehelai kertas folio dan letakkan di sampingnya, kemudian cantumkanlah di bagian atas kertas itu: Sasaran, Kepentingan, Frekuensi, Delegasi, Sasaran Lebih Besar, Dampak, Cara Terbaik.

Penentuan prioritas dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menjawab empat pertanyaan berikut:

Apa hasil akhir yang ingin saya capai?

Prioritas disusun untuk mencapai tujuan. Jadi sebelum prioritas ditetapkan, tujuanlah yang perlu dibuat. Misalnya untuk contoh mudik pada hari raya, ada dua prioritas yang bisa dipilih. Kelompok pemudik bisa memiliki prioritas utama tiba sebelum hari ”H” (jenis kendaraan yang digunakan menjadi prioritas kedua). Mereka bisa juga memprioritaskan perjalanan yang nyaman untuk mencapai tempat tujuan. Bagi kelompok yang memprioritaskan pulang sebelum hari ”H”, mereka akan berupaya mendapatkan kendaraan apa pun yang ada untuk mencapai tujuan mereka. Mereka tidak perduli apakah harus pulang naik bus, naik kereta atau pesawat udara (yang penting dapat kendaraan pulang). Bagi kelompok yang memprioritaskan kenyamanan dalam perjalanan, mungkin mereka akan mengadakan perjalanan sesudah hari ”H” sehingga perjalanan bisa lebih lega, tiket lebih mudah diperoleh, dan perjalanan tidak harus dilakukan dengan berdesak-desakan.

Apa yang penting untuk saya lakukan untuk mencapai tujuan?

Setelah tujuan ditetapkan, kita perlu mengidentifikasikan faktor-faktor yang memang penting untuk kita lakukan guna mencapai tujuan. Untuk tujuan bertemu sanak keluarga, kita bisa mengajukan pertanyaan: pentingkah bagi saya untuk bertemu sanak keluarga tepat pada hari raya? Jika ya, maka kita harus berupaya untuk mendapatkan tiket transportasi yang bisa membawa kita sampai ke kampung halaman sebelum atau paling tidak tepat pada hari besar yang dinantikan. Jika tidak, maka kita bisa melakukannya sebelum atau sesudah hari raya tersebut. Tujuan yang telah diketahui jauh hari sebelumnya akan memudahkan kita untuk merealisasikan. Misalnya, jika kita merasa penting untuk bertemu handai tolan di kampung halaman sebelum hari raya, maka kita bisa memesan karcis sesuai dengan kemampuan jauh hari sebelumnya (tiga bulan atau empat bulan sebelumnya), sehingga kepastian tiket bisa kita dapatkan.

Apakah harus saya yang melakukan hal tersebut?

Pertanyaan kedua ini akan membantu kita untuk memilah kegiatan yang memang harus kita lakukan, dan kegiatan yang bisa dilakukan oleh orang lain (sehingga kita bisa melakukan hal lain). Misalnya saja untuk pulang ke kampung halaman, kita perlu membeli tiket alat transportasi yang kita pilih. Untuk itu kita bisa bertanya apakah harus kita yang pergi membeli tiket tersebut? Apakah bisa orang lain saja yang membelikannya untuk kita? Jika harus kita sendiri yang melakukan, berarti memang kegiatan membeli tiket harus dijadikan prioritas yang harus kita jalankan. Tetapi jika ternyata pembelian tiket bisa kita delegasikan ke adik kita, anak kita, ataupun teman kita, maka kita bisa berkonsentrasi untuk memprioritaskan pada tindakan lainnya.

Apa keuntungan yang saya dapat dari kegiatan tersebut?

Prinsip yang dicetuskan oleh Vilfredo Pareto bisa membantu kita juga dalam menentukan prioritas. Prinsip 80/20 dari Pareto ini menunjukkan bahwa hanya 20% dari kegiatan kita yang dapat memberikan 80% keuntungan. Jadi kita perlu memfokuskan tenaga dan pikiran kita, serta sarana yang kita miliki pada kegiatan yang dapat memberikan keuntungan yang maksimal bagi kita. Keuntungan tidak harus diartikan sebagai keuntungan materi sesaat saja, tetapi terutama adalah keuntungan berkelanjutan. Misalnya saja seorang penjual jasa asuransi yang sukses akan memprioritaskan pada pengenalan minat, kebutuhan calon pembeli. Untuk itu, pada pertemuan pertama dengan calon pelanggan, ia tidak akan langsung menawarkan produk asuransi yang dijualnya, melainkan membicarakan hal-hal yang sepertinya tidak ada hubungan dengan pekerjaannya menjual jasa asuransi, yaitu topik-topik mengenai hobi, keluarga, mobil yang dikendarai, jalan yang macet. Semua ini dilakukan untuk mengenal calon pelanggan lebih jauh sehingga bisa diidentifikasikan produk yang cocok dan yang diperlukan oleh pelanggan. Dengan mendedikasikan satu jam saja untuk ”mengobrol akrab” dengan calon pelanggan, sang penjual jasa asuransi ini bisa dengan tepat bagi pelanggan tersebut, sehingga pada saat produk akhirnya ditawarkan, kemungkinan untuk dibeli menjadi lebih besar.

Mempertahankan Prioritas-Prioritas Anda

Menentukan sasaran-sasaran dan menentukan kembali prioritas adalah suatu proses yang berlangsung terus-menerus. Peninjauan yang terus-menerus terhadap perencanaan Anda harus mencakup peninjauan yang terus-menerus terhadap sasaran-sasaran Anda, oleh karena itu, juga peninjauan yang terus-menerus terhadap prioritas-prioritas Anda.

Segelintir orang yang tampaknya mengerjakan sejumlah hal yang menakjubkan, melakukan hal-hal itu satu demi satu. Mereka menentukan suatu jadwal prioritas. Hal ini berarti mereka juga dapat mengerjakan tugas itu dengan lebih cepat daripada mereka yang mencoba mengerjakan banyak hal sekaligus. Dengan kata lain, mereka berkonsentrasi, mereka menentukan prioritas dan mereka tetap berpegang pada itu semua.

Bagaimanapun, bukanlah berapa banyak yang kita kerjakan yang penting, tetapi berapa banyak yang kita selesaikan.

CARA MENJALANKAN PRIORITAS

Setelah prioritas ditentukan, kita perlu melakukan beberapa langkah lagi untuk memastikan bisa dilaksanakan dengan hasil yang positif.
1. Evaluasi

Selalu evaluasi hal-hal yang perlu dan yang tidak perlu kita lakukan. Ada hal-hal yang memang harus kita lakukan (tidak bisa dilakukan oleh orang lain). Tapi banyak juga hal yang perlu dilakukan tapi tidak harus kita lakukan sendiri. Kita bisa mendelegasikannya kepada orang lain. Dengan demikian kita bisa banyak menghemat waktu, tenaga serta pikiran, dan bisa mendedikasikannya untuk kegiatan lain sehingga kita bisa lebih produktif, dan lebih banyak hal bisa kita selesaikan. Kita juga perlu mengevaluasi apakah suatu kegiatan memang memberikan banyak manfaat jika kita lakukan. Jika ternyata dampak positifnya kecil sekali sedangkan usaha yang harus diberikan secara signifikan cukup besar, maka kita bisa mempertimbangkan untuk tidak melakukan hal tersebut dan mencari hal-hal lain yang bisa memberikan dampak positif berkelanjutan yang besar bagi kita. Evaluasi lain bisa diarahkan pada kegiatan yang sanggup dan tidak sanggup kita lakukan. Jika kita sanggup melakukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, maka bisa kita coba. Sebaliknya, jika kegiatan tersebut memerlukan keterampilan yang tidak kita miliki, kita bisa mencari tindakan lain yang bisa kita prioritaskan.

2. Bantuan

Banyak hal yang bisa kita lakukan dengan bantuan orang lain atau dengan menggunakan fasilitas tertentu. Jadi, mengapa kita tidak mencoba untuk mengidentifikasikan bantuan yang kita perlukan atau fasilitas penunjang yang dapat membantu kita untuk melaksanakan prioritas yang telah ditentukan. Bantuan rekan sekerja (mengatur pertemuan dengan calon pelanggan, mengingatkan kita akan deadline yang harus kita patuhi, ataupun membantu kita dengan memberikan masukan, ide, ataupun tenaga untuk menyelesaikan suatu kegiatan) bisa memberikan hasil positif bagi tindakan yang kita prioritaskan. Penggunaan sarana yang tepat juga bisa membantu kita secara signifikan. Misalnya saja jika kita harus memberikan informasi penting pada 10 orang dalam waktu yang bersamaan, dari pada kita mengunjungi mereka satu per satu, kita bisa menggunakan teknologi komunikasi, seperti fax, email atau telepon.

3. Waktu

Pelaksanaan prioritas harus selalu dipantau dari segi waktu. Untuk itu, dalam menentukan prioritas kita perlu memasukan dimensi waktu (misalnya: deadline pelaksanaan, dan durasi pelaksanaan). Dimensi waktu bisa membangkitkan ”sense of urgency” yang dapat mendorong kita menyelesaikan suatu tindakan. Jadi, prioritas yang telah dipilih bisa disusun dengan menambahkan unsur ”waktu”, antara lain menyusun prioritas berdasarkan urutan pelaksanaan, deadline penyelesaian, ataupun jangka waktu penyelesaian. Dalam mempertimbangkan unsur waktu ini, kita juga bisa memikirkan tindakan-tindakan mana yang bisa kita ”hemat” ataupun kita ”bypass’ agar prioritas bisa diselesaikan dalam waktu yang seefisien mungkin.

4. Tantangan

Penentuan sebuah prioritas harus dibarengi dengan identifikasi tantangan yang mungkin ditemui pada saat pelaksanaannya. Identifikasi dini terhadap tantangan ini dapat membantu kita untuk menyusun strategi yang tepat guna menghadapi tantangan. Jadi, ketika tantangan tersebut benar-benar datang, kita tidak panik lagi, dan sudah tahu benar alternatif tindakan yang bisa kita lakukan untuk bisa menjalankan prioritas yang telah ditetapkan.

5. Manfaat

Kita akan lebih bersemangat jika kita bisa mengantisipasi adanya ”reward” bagi setiap tindakan yang kita lakukan. Jadi, dalam menyusun sebuah prioritas, kita perlu menidentifikasikan manfaat yang menyertai pelaksanaan prioritas tersebut, yaitu keuntungan yang bisa kita peroleh pada saat prioritas tersebut dilaksanakan. Keuntungan ini akan memberikan kita motivasi untuk menyelesaikan tindakan yang diprioritaskan tersebut dengan baik, sehingga kita bisa cepat menuntaskannya dan melangkah ke prioritas berikutnya.

Untuk meraih sukses, kita perlu menyusun prioritas yang dapat memberikan arah bagi kita untuk mencapai tujuan. Prioritas juga membantu kita dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang terbaik.

Daftar Pustaka

Artiningrum, Kurniasih; Nugroho, 2012, Etika Perilaku Profesional Sarjana, Graha Ilmu, Yogayakarta

Srijanti, Purwanto, Artiningrum, 2007, Etika Membangun Sikap Profesionalisme Sarjana, Graha Ilmu, Yogyakarta

Sumber Internet :

http://www.ut.ac.id/html/Strategi-bjj/manajemen.htm

2013	1	Etik UMB	Pusat Bahan Ajar dan eLearning
		Islahulben, SE.MM	http://www.mercubuana.ac.id

Jurnal Septian

Cari Blog Ini

MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS

Komentar

Posting Komentar