MS.EXCELL 2010 (3)

A .Database pada Ms.Excell 2010

1.​Pengertian Database

Database terdiri dari sekumpulan record, sedangkan record terdiri atas sekumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan dan masing-masing field (data) saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga membentuk suatu pengertian tertentu.

 

Microsoft Excel menyediakan berbagai kegiatan pengoperasian database seperti mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan file melengkapi table dengan sub total membuat rekapitulasi data dengan pivot table, serta konsolidasi data dari berbagai lembar kerja.

B .  Pengolahan Database

2.​Mengolah Database dengan Excell

Pada beberapa kesempatan,terkadang Excel juga cukup dapat digunakan sebagai media penyimpanan basis data. Untuk membuat basis data sederhana, excel membutuhkan keteraturan informasi. Untuk itu terdapat aturan dalam membuat basis data sederhana dengan excel, yakni :

a.

Nama field harus berada dalam satu baris yang merupakan baris pertama pada daftar

b.

Memasukkan tiap record dalam satu baris

c.

Tidak menyertakan baris kosong dalam range daftar

d.

Tidak menggunakan lebih dari satu worksheet untuk sebuah range daftar

 

FIELD

Untuk membuat sebuah basis data sederhana ala excel, buat label setiap field dalam satu baris, seperti gambar dibawah ini:​

 

 

 

 

 

 

3.​Mengurutkan Data Pada Basis Data

Menggunakan Sort untuk mengurutkan data pada Excell 2007 kali ini jauh lebih efisien

karena dapat mengurutkan data berdasarkan field tertentu.Berikut ini adalah mengurutkan data alamat berdasarkan field pada judul kolom.

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1.

Sorot data / blok data yang akan diurutkan sesuaidengan memilih salah satu field

​yang hendak diurutkan. Kemudian sorot range yang di maksud.

2.

Pilih Tab Data

3.

Pada Group Sort&Filter klik Sort. Hasilnya kotak dialog Sort akan tampil .

 

Di bagian Sort by pilih Nama pada kolom Order pilih A to Z.

​

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.

Klik OK. Hasilnya data diurutkan berdasarkan Nama.

2.

Begitu pula pengurutan menggunakan field-field lainnya. Pilih jenis pengurutannya baik itu ascending (urut keatas) atau descending (urut ke bawah) beserta field yang digunakan untuk melakukan pengurutan.

 

4.​Menyaring Data

​Untuk menyaring data secara spesifik, anda dapat menyaring data yang diperlukan saja. Data yang tidak diperlukan tidak akan ditampilkan sehingga proses pencarian data akan lebih akurat dan mudah.

1.

Pastikan range yang akan disaring masih tersorot

2.

Pilih Tab Data

3.

Pada Group Sort &Filter klik Filter.

Maka hasilnya akan tampil tombol list pada masing-masing field atau judul kolom.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.

Klik tombol list pada field Kota lalu klik Select All untuk menonaktifkan seluruh pilihan.

5.

Pada kolom Nama,pilih hanya nama INTAN dan INDAH saja lalu klik OK. Maka hasilnya yang tampil adalah hanya nilai INTAN dan INDAH saja.

 

 

 

 

 

6.

Berikutnya tampilkan semua data, atau pilih Select All, pda tombol list.

7.

Setelah menampilkan kembali semua data lengkap, kali ini klik tombol list Nama Peserta lalu aktifkan data peserta dengan nama yang huruf awal A.

 

 

 

 

 

4.​Menghitung Subtotal Database

​Untuk dapat menghitung total dan subtotal data angka secara otomatis dapat dilakukan dengan menggunakan perintah subtotal. Dengan perintah ini data dapat dihitung persub kemudian dijumlah menjadi total yang semuanya ditampilkan secara bersamaan.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah :

1.

Siapkan data yang akan digunakan untuk menghitung subtotal

 

​

 

 

 

 

 

 

2.

Plih Tab Data

3.

Klik Sort

4.

Pada Sort By pilih Harga dengan Order : A to Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

​Memilih field harga

5.

Klik OK. Hasilnya data akan diurutkan sesuai harga.

6.

Pada Group Outline klik SubTotal, di bagian At Each Change in pilih Harga, dibagian Use

​Function pilih Sum, pada Add sub total to aktifkan pilihan Jumlah Harga.

7.

Aktifkan Replace Current subtotals dan summary below data lalu klik OK.

 

 

 

 

 

 

 

 

​

8.

Berikut adalah perhitungan Subtotal.

 

 

 

 

 

 

 

 

​

5. ​Menghitung Validasi Data

​Data validasi berguna untuk memudahkan anda dalam memasukkan data tanpa harus mengetik data pada sel. Dibawah ini kita akan membuat Input Nama Barang  danData Pengambilan.

Langkah – langkah yang perlu dilakukan adalah :

1.

Buat file dengan field: No, Nama Barang, dan Total Harga

2.

Klik kolom B untuk menyorot seluruh sel pada kolom Nama Barang.

3.

Kemudian pilih Tab Data

4.

Pada Group Data tools klik Data Validation.

​Setelah itu kotak dialog Data Validation akan tampil.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.

Pilih Tab Settings

6.

Dibagian Allow, pilih List untuk memasukkan daftar data.

7.

Dibagian Source, ketik beberapa nama barang.

8.

Pilih Tab Input Message

9.

Didalam Input Message ketik pesan Masukkan Nama Barang

10.

Klik OK. Hasilnya akan tampak seperti ini.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11.

Berikutnya klik kolom C untuk menyorot seluruh sel pada Total Harga.

12.

Pada group Data Tools, klik Data Validation.

13.

Pada bagian Allow pilih Whole Number untuk memasukkan data berupa angka

14.

Di bagian Data pilih greater than or equal to untuk memasukkan data angka dengan

​ketentuan lebih besar atau sama dengan.

15.

Dibagian Minimum ketik angka 200000. Artinya data yang dimasukkan harus lebih besar dari 500000 atau setidaknya sama dengan 200000.

 

​

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

 

Suharno Pawirosumarto, Aplikasi Komputer Edisi 1 2009. Jakarta : Mitra Wacana Media.

Suharno Pawirosumarto, Aplikasi Komputer Edisi 2 2010. Jakarta : Mitra Wacana Media.

Suharno Pawirosumarto, Yusuf Elmande, Nugi Nugraha, Aplikasi Komputer Edisi 3 2012. Jakarta : Mitra Wacana Media.