|
|
| MODUL KAPITA SELEKTA KOMUNIKASI Media Newsletter |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Fakultas | Program Studi | Tatap Muka | Kode MK | Disusun Oleh |
|
| Ilmu Komunikasi | Public Relations | 09 |
| Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom. |
|
Abstract | Kompetensi |
|
|
Membahas mengenai Media Newsletter
| Diharapkan setelah pembahasan, mahasiswa memahami kegunaan dan penulisan Newsletter
|
Newsletter
Pendahuluan
Newsletter merupakan salah satu cara yang tepat untuk memperkenalkan kepada public mengenai siapa yang menjadi klien anda, kelompok perusahaan anda, serta orang lain yang mungkin menjadi target pasar anda. Naskah PR jenis itu sebaiknya digunakan untuk memperlihatkan kepada public orang-orang yang terlibat dalam perusahaan anda.
Newsletter mampu memberikan sesuatu hal yang baru mengenai berbagai informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk yang dihasilkan, orang yang terlibat, serta informasi lain yang diharapkan mampu membantu public saat berhubungan dengan urusan bisnisnya.
Memahami Newsletter
Newsletter merupakan alat komunikasi PR yang murah dan paling efektif untuk menarik perhatian public terhadap perusahaan. Pengiriman newsletter secara teratur memungkinkan para praktisi untuk dapat menjaga kebaruan informasi tentang perkembangan terbaru yang dilakukan oleh pihak manajemen organisasi dari konsumen, konsumen potensial, media massa, dan juga public internal organisasi.
Newsletter dapat digunakan sebagai media internak yang didistribusikan untuk karyawan sebuah perusahaan atau sebagai media komunikasi eksternal yang dikirimkan kepada public spesifik seperti klien, rekan kerja , atau prospek perusahaan. Bahkan newsletter juga dapat digunakan untuk meningkatkan hubungan dengan mengirimkan kopi newsletter kepada pedangang, supplier, dan rekan kerja strategis. Mereka akan menghargai hal itu sebagai upaya untuk membangun dan menjaga hubungan yang dilakukan oleh perusahaan.
Pengiriman yang teratur menyebabkan public bersikap familier terhadap organisasiddan selalu ingin mengetahui aktivitas yang dilakukan perusahaan. Selain itu, praktisi PR akan terlihat sebagai sumber informasi yang dapat dipercaya.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, newsletter perusahaan pun dapat dibuat dalam dua format, cetak dan e-mail. Format e-mail sedikit banyak harus memenuhi karakteristik pesan dengan media internet. Artinya, penulisan pun mengacu kepada teknik penulisan untuk web organisasi. Sementara itu, untuk versi cetak, teknik penulisan mengacu pada penulisan berita dan artikel.
Menentukan apa yang harus menjadi isi atau materi newsletter kadang merupakan tantangan tersendiri. Praktisi yang sudah terbiasa menulis akan memiliki kepekaan tema. Satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah siapa yang menjadi public sasaran dari newsletter.
Dengan demikian, seorang praktisi harus mampu menyaimpakan ide dan gagasan dari beragam public via newsletter tersebut. Perlu diperhatikan agar isi newsletter yang ditulis sesuai dengan peristiwa yang terjadi atau berlangsung dalam perusahaan, maka perlu dituliskan isi newsletter dari beberapa sudut pandang.
Biasanya, newsletter berhubungan dengan beberapa hal berikut:
Terlepas dari beberapa keunggulan, newsletter sangat jarang dikirim kepada pihak editor atau jurnalis media massa. Meskipun teknik penulisan mengacu pada teknik penulisan berita yang ada di surat kabar dan majalah dengan memperhatikan kelayakan berita, format, dan penerbitan dalam jangka waktu yang cukup lama ( minimal seminggu sekali, maksimal 1 bulan sekali ), tetapi hal itu justru menyebabkan newsletter tidak cocok yuntuk dijadikam materi bagi media massa.
Tentunya perlu dipirkan mengenai waktu penerbitannya, apakah akan diterbitkan mingguan atau bulanan. Bagaimana agar pembaca merasa nyaman saat memperoleh dan membacanya ? Apakah pembaca dapat menemukan artikel atau informasi lain yang bermanfaat dalam newsletter? Apakah pembaca mengetahui siapa tau apa yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut? Tentu saja diharapkan agar semua informasi tersebut dapat diperoleh dari newsletter.
Penyusunan Newsletter
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam penyusunan dan penulisan newsletter. Berikut beberapa panduannya :
Panduan Penyusunan Newsletter
1. Tentukan format newsletter
Apakah newsletter akan dicetak atau dikirim dalam bentuk e-mail? Jika dicetak cukup dengan dua sampai empat halaman atau lebih ? Akankah dicetak dengan warna hitam putih, dua atau empat warna? Perlukah menggunakan logo perusahaan ? Tata letak yang menarik juga terkadang membutuhkan tenaga ahli. Semuanya perlu dipertimbangkan karena berhubungan dengan angggaran.
2. Selalu pikirkan publik sasaran
Apa yang relevan bagi public ? Hal-hal apa saja yang penting ? Menjadi suatu tantangan bagi para praktisi untuk menemukan cara agar pembaca merasa nyaman saat menyimak informasi yang ada. Ketika public sasaran adalah public internal dari sebuah lembaga pendidikan bahasa inggris misalnya, akan lebih baik bila newsletter ditulis dalam bahasa inggris.
3. Menjaga keteraturan penerbitan
Praktisi PR harus bersikap realistis terhadap seberapa jauh dia mampu secara teratur menulis dan mengedarkan newsletter. Harus diingat bahwa pekerjaan seorang praktisi tidak hanya menulis. Oleh karena itu, ada baiknya mengajak bagian lain untuk menulis newsletter perusahaan dan praktisi akan bertindak sebagai editor.
4. Mulailah dengan tulisan yang memiliki latar belakang yang baik
Newsletter yang paling mendasar harus terdiri dari beberapa item berita singkat, cerita lead, dan pesan dari pihak manajemen. Baru kemudian dikembangkan dengan memasukkan tulisan feature, kolom, editorial, kartun, berita organisasi, dan sebagainya. Seringkali riset dan wawancara perlu dilakukan untuk membangun cerita yang kuat. Cerita yang ditulis tanpa dasar akan menggangu reputasi perusahaan jika di kemudian hari diketahui bahwa praktisi PR tidak jujur dalam penulisan berita dalam newsletter.
5. Gunakan headline untuk setiap artikel dan caption untuk setiap gambar
Terkadang, newsletter untuk hotel, restoran, atau spa, lebih didominasi oleh gambar dan warna yang cerah untuk menari perhatian public sasaran. Newsletter dari industri jasa tersebut seringkali berisi produk jasa atau makanan yang ditawarkan. Untuk itu kita bisa menggunakan caption untuk setiap gambar yang dapat menjelaskan lebih dalam tentang gambar tersebut.
6. Pertimbangkan bagaimana newsletter akan dibaca sebelum mempertimbangkan penampilan
Grafik yang atraktif dapat menggangu isi newsletter. Isi yang relevan dan ditulis dengan baik harus dapat dibaca sebagai sebuah artikel utuhwalaupun sederhana. Selain itu, newsletter yang dikirim lewst e-mail juga akan memiliki karakteristik yang berbeda dengan versi hardcopy. Menulis untuk web akan dibahas di bab yang selanjutnya.
7. Lead dengan item yang kuat memiliki daya tarik yang kuat
Belajarlah dari institusu media massa terbaik. Seseorang memutuskan untuk membaca atau tidak dalam hitungan detik. Editorial atau pesan dari pimpinan harus memiliki ruang tetap setelah item lead. Berita organisasi atau yang lebih spesifik ditempatkan sesudahnya. Hal tersebut akan berpeluang terhadap pemberian perhatian. Anda akan tahu di mana harus mencari informasi yang mereka inginkan.
8. Pelajari perbedaan antara informasi sederhana dengan sebuah cerita
Informasi menjadi sebuah cerita ketika seseorang membicarakannya. Kutip beberapa sumber saat menulis cerita. Kutipan membuat cerita menjadi lebih hidup. Kutipan diharapkan dapat menginspirasi orang lain untuk melakukan hal sama yang ditulis dalam newsletter.
9. Newsletter yang berhasil tergantung pada sumber yang banyak dan terpercaya
Pertimbangkanlah kotak penghargaan yang berisi daftar orang yang memberi kontribusi terhadap penulisan sebuah isu. Hal itu akan mendorong seseorang untuk membantu dan memotivasi orang lain agar bersedia berpartisipasi.
10.Selalu berusaha mendapatkan respons dari pembaca atau publik sasaran
Amati bagaimana public membaca newsletter. Bicaralah dengan beberapa pembaca sebagai sampling setelah penerbitan. Lakukan survey readership secara teratur. Analisis apa yang terjadi. Hal itu penting untuk perbaikan newsletter di masa datang.
Sebagai media komunikasi yang efektif dan murah, praktisi PR bisa memanfaatkan newsletter untuk meningkatkan reputasi perusahaan. Pemberitahuan kebijakan, dan aktivitas organisasi dilakukan melalui penulisan berita, sedangkan profil pimpinan yang peduli terhadap karyawan atau komunitas dan profil karyawan yang berprestasi untuk membangun semangat kerja karyawan lainnya ditulis sebagai sebuah feature.
Menentukan tema terkadang membuat bingung praktisi. Oleh karena itu, hal yang menarik untuk dilakukan adalah dengan memunculkan satu pertanyaan tentang topik tertentu yang diinginkan oleh pembaca di edisi mendatang.
Respons yang masuk diklasifikasikan dalam priritas tema yang kemudian ditentukan penulisannya untuk terbitan di edisi berikutnya.Pengangkatan atas tema yang diinginkan oleh public dan disesuaikan dengan visi dan misi organisasi memungkinkan pesan yang disampaikan via newsletter untuk lebih diterima oleh publik organisasi.
Promosi Newsletter
Bagi para praktisi, mencari cara agar informasi sampai dan dipahami oleh publik perusahaan menjadi tantangan tersendiri. Tahapan selanjutnya untuk mensukseskan newsletter adalah melakukan promosi. Maksud promosi disini adalah suatu cara agar publik perusahaan menjadikan newsletter sebagai salah satu sumber informasi yang terpercaya dan senantiasa ditunggu kehadirannya oleh publik. Menurut Janice Byer, ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mempromosikan newsletter :
Manajemen Penerbitan Newsletter
Sekitar 75 % newsletter baru hanya bertahan selama tiga tahun. Penyebab kegagalan secara umum antara lain adalah karena organisasi menerbitkan newsletter tanpa motivasi yang kuat. Hal ini menyebabkan penulisan maupun produksi dari newsletter terhambat. Hal kedua yang juga mengakibatkan kegagalan adalah praktisi mengaibakan kebutuhan pembaca. Banyak praktisi yang menulis berita, artikel ataupun feature tanpa melihat apakah itu penting untuk public sasarannya atau tidak. Hal ini akan membuat public merasa tidak diperhatikan, karena tidak mendapatkan informasi apa yang diinginkan.
Praktisi yang berpikir dari satu isi ke isu yang lain sehingga melupakan aspek penerbitan yang lebih luas bedampak negative bagi kelanjutan penerbitan. Dan yang terakhir adalah mengabaikan aspek teknis atau keuangan.
Newsletter merupakan penerbitan yang sederhana untuk menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada khalayaknya. Oleh karena itu topik yang disampaikan lebih fokus dengan khalayak sasaran yang lebih terarah. Seringkali newsletter dimanfaatkan untuk penjelasan teknis dan manfaat produk, cara-cara maintenance, dan perkembangan teknologi.
Penulisan newsletter umumnya bersifat straight news, singkat, padat dan langsung ke tujuan karena terbatasnya halaman. Halaman newsletter lebih sedikit dibanding majalah mulai dari empat halaman hingga 16 halaman. Karena terbatasnya halaman newsletter, halaman depan yang menjadi sampul seringkali sudah dimanfaatkan sebagai halaman berita. Untuk ini diperlukan kreativitas desain visual agar tampilan newsletter menarik bagi pembaca untuk membukanya.
Newsletter menampilkan berita-berita pendek secara berurutan atau dengan memanfaatkan boks. Penulisan untuk setiap judul harus singkat, padat, namun kaya dengan informasi yang menggugah. Meskipun hanya berisi naskah yang singkat (dan padat), komunikasi visualnewsletter juga harus diolah secara optimal agar dapat menarik perhatian khalayak sasarannya.
Penerbitan newsletter merupakan suatu alat (tools) kehumasan untuk menyebarkan pesan-pesan institusi/perusahaan yang dapat membantu membentuk citra positif bagi institusi yang menerbitkan. Oleh karena itu perlu dirancang dan dieksekusi berdasarkan pemahaman terhadap khalayak sasaran yang akan menerima dan membaca penerbitan tersebut .Newsletter merupakan penerbitan yang sederhana dan sangat memungkinkan untuk dikerjakan secara in-house dengan fasilitas desktop publishing yang kini banyak tersedia
Yang perlu diperhatikan dalam penerbitan newsletter :
Contoh Newsletter
Daftar Pustaka
Alifahmi, Hifni “ marketing Communications Orchestra : Harmonisasi Iklan, Promosi dan
Marketing Public Relations “, Exramedia Publishing 2008
Argenti, Paul A., “ Corporate Communication “, The Mc. Graw-Hill Companies, 2007
Caywood, Clarke L., The Handbook of Strategic Public Relations & Integrated Communications,
Mc Graw Hill, 1997.
Cutlip, Scott M.Allen H. Center & Glen M. Broon, “ Effective Public Relations”, Kencana
Prenada Media Group, Jakarta 2006
F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT Gramedia, 1996
Fraser P. Seitel, The Practice of Public Relations, edisi keenam, Prentice Hall, 1995
Grunig, James E., Excellene in Public Relations and Communications Management, Lawrence
Erlbaum, New Jersey, 1992
Harris, Thomas L. & Patricia T. Whalen, “ The Marketer’s Public Relations in 21st Century “,
Thomson Higher Educations
Hamad, Ibnu “ Komunikasi sebagai Wacana”, La Tofi Enterprise, Jakarta , 2010
Jefkins, Frank, Public Relations, Edisi Empat, Penerbit Erlangga, 1995
Kasali, Rhenald, Manajemen Public Relations, Penerbit Grafiti, Jakarta, 1999.
Littlejohn, Stephen W. “ Theories of Human Communications”, Terjemahan, Bandung 2006
Mulyana, Deddy : Pengantar Ilmu Komunikasi “, 2008
Uchjana effendy, Onong “ Ilmu Komunikasi: Teori dan praktek”, Penerbit PT. Rosda Karya,
Bandung, 1984
......................................, “ Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi”, Penerbit PT. Citra Aditya
Bakti, 2003
Rakhmat, Jalaludin “ Teori-Teori Komunikasi”, Penerbit PT. Rosda karya, Bandung 1990
Ruslan, Rosady “ Manajemen PR & Media Komunikasi : Konsepsi & Aplikasi” , PT. Raja
Grafindo, Jakarta 2007
Sasa Djuarsa Sendjaja, Pengantar Komunikasi, Universitas Terbuka, 1996
………………………., “ Teori Komunikasi “, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, 2004
 2013
| Kapita selekta Komunikasi | Pusat Bahan Ajar dan eLearning | |
|
| Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom | http://www.mercubuana.ac.id |
Komentar
Posting Komentar