ORGANISASI PUBLIC RELATION

	MODUL KAPITA SELEKTA SOSIALKOMUNIKASI Organisasi Public Relations

 

	Fakultas	Program Studi	Tatap Muka	Kode MK	Disusun Oleh
	Ilmu Komunikasi	Public Relations	12		Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom.

 

 

Abstract	Kompetensi
Membahas mengenai Organisasi Public Relations	Diharapkan setelah pembahasan, mahasiswa memahami dan bisamenjelaskan tentang Organisasi public Relations

 

Organisasi Public Relations dalam Perusahaan

 

Public relations adalah fungsi khas manajemen yang mendukung pembinaan dan membangun upaya salingmenguntungkan melalui komunikasi agar diperolehpengertian, penerimaan dan kerjasama yang baik antaraorganisasi dengan publiknya.Walaupun perkembangan PR saat ini lebih baik dari sepuluh tahun yang lalu, tetapi tidakbisa dipungkiri bahwa beragamnya persepsi tentang PR, telahmembawa PR (khususnya Indonesia) menuju arah yang kelirudan belum memperoleh apresiasi yang layak atausejajardengan profesi lain.

Untuk mampu mewujudkan peran dan fungsistrategisnya, semua pihak yang terkait dengan PR perlu dudukbersama untuk mengubah paradigma, menyamakan persepsimengenai substansi PR dan mengambil langkah-langkahuntuk menghasilkan PR Profesional yang mampu memberikontribusi terhadap organisasi khususnya dalam mengelolahubungan harmonis jangka panjang antara organisasi denganpubliknya agar reputasiorganisasi tetap terjaga.

Public relations (PR) atau hubungan masyarakat (humas) telah menjadi ”trend” manajemen di Indonesia, denganberbagai stilahnya. Hal ini bisa dilihat dari dibentuknya ”bagian” atau ”divisi” PR dalam banyak perusahaan, profit maupun non profit. PR juga berkembang dengan analogi yang beragam, tergantung bagaimana orang mempersepsinya. Ada yang mendeskripsikan tugas PR sebagai protokoler, fotografi, tugas mengatur dan menservis wartawan, menjawab berita, mengkliping koran, mengelola buletin, event organizer sampaidengan analog sebagai ”penyelamat” organisasi dari citraburuk di mata masyarakat.

Berbagai persepsi tentang PR telah membuat dunia PR Indonesia tumbuh pada arah yang keliru dan melahirkanpandangan sinis terhadap profesi ini. Hal ini membuahkanpenilaian dan apresiasi kepada PR Indonesia secara tidakproporsional.

Program dan aktivitas PR akan lebih optimal danmencapai sasaran yang telah ditentukan, sehingga tercapainyapembentukan citra positif dan reputasi yang baik, tentunyaharus ditunjang oleh fungsi dan struktur PR dalam organisasi. Menurut Grunig

(1992), praktisi PR biasanya tidak mempunyai kebebasanuntuk bertindak sebagai seorang profesional, kecuali jika iaduduk dalamjajaran top manajemen (pimpinan tertinggi) yang disebutnya sebagai koalisi dominanya itu pihak-pihak dalamorganisasi yang memiliki kewenangan lebih dalam memberiarah perkembangan organisasi termasuk menentukan visi, misi, perangkat serta struktur kelengkapan organisasi. Koalisiini merupakan penentu dalam pengambilan keputusan dan yang mengendalikan berputarnya roda organisasi.

Jika unit PR menjadi bagian koalisi yang dominan yang menentukan arah organisasi, maka tujuan PR akan menjaditujuan organisasi. PR mempunyai wewenang untukmemasukkan unsur tanggungjawabsosial, pemahaman publikdan komunikasi dua arah dalam seluruh kegiatanorganisasi.Dengan demikian PR akan memiliki peluang yang cukup besar dalam membentuk suatu hubungan jangkapanjang dengan stakeholdernya. Hanya dengan cara ini akanlebih mudah dapat dilihat kontribusi PR terhadap efektifitasorganisasi. Sebaliknya jik aeksekutif PR tidak duduk dalamkoalisi yang dominan, akan sulit menentukan fungsi PR, betapapun pelaksana PR berusaha untuk memenuhi tujuankomunikasinya.

Kajian Excellendari IABC (Ananto, 2004) menekankanada 3 faktor kunci untuk memberdayakan fungsi public relations secarae fektif yaitu: 1) Nilai yang diberikanoleh CEO serta koalisi yang dominan dalam organisasi, 2) Perandan perilaku dari pejabat komunikasi dan 3) Budayaorganisasi. Sementara ciri fungsi PR yang efektif dapatdijabarkan dalam 4 dimensi, yaitu: pemberdayaan fungsi, peranan komunikator, pengaturan fungsi komunikasidan model PR. Nilai yang diberikan kepada fungsi PR dalamorganisasi akan memberikan arahan secara prinsip bagaimanafungsi public relations akan diatur.

•

Artipentingsuatudepartemen PR

o

Semua bentuk organisasi selalumelakukan kegiatan PR

o

Kegiatan PR merangkum kegiatan-kegiatan yang jauh lebih luas daripada kegiatan periklanan

o

Departemen PR memiliki fungsi sebagai media yang menjadi pusat informasi dan komunikasi bagi perusajaan dalam berinteraksi dengan lingkungannya

•

Jika perusahaan belum memiliki departemen PR, maka

o

Bisa menyewa/menggunakan jasa konsultan PR untuk kegiatan tertentu saja

o

Mengontrak jasa konsultan PR secara permanen

o

Menyewa jasa konsultan PR untuk memberi masukan atau bimbingan untuk menentukan /mendirikan departemen PR yang baru di perusahaan

o

Bila perusahaan sudah memiliki departemen PR, dapat juga memanfaatkan jasa konsultan PR untuk menambah wawasan dan kemampuan personil PR perusahaan.

•

Ukuranbesar/kecilnya suatu departemen PR

Besar kecilnya departemen PR suatu perusahaan tergantung tiga hal, yaitu :

1.

Ukuran atau besar kecilnya perusahaan itu sendiri

2.

Nilai PR atau arti penting keberadaan departemen PR bagi perusahaan

3.

Karakteristik khas PR yang berbeda-beda bagi masing-masing perusahaan

•

SDM/ Staf PR dalam departemen

1.

Manajer PR

2.

AsistenManajer PR

3.

Editor Internal

4.

Pengelola kunjungan keorganisasi lain

5.

Fotografer

6.

Petugas publikasi dan media cetak

7.

Pejaba tpers

8.

Staff ahli PR

•

Kelebihan departemen Internal

Departemen internal adalah struktur yang paling umum untuk melayani kebutuhan organisasi akan PR. Ukuran,peran dan tempat departemen di bagian perusahaan bervariasia ntara satu perusahaan dan organisasilainnya ( Cutlip, Center&Broom )

Departemen internal setidaknya mempunyai empat factor yang medukung :

1.

Keanggotaan tim : keanggotaan tim adalah kelebihan terbesar dari departemen ini dibandingkan penasihat dari luar. Pada beberapa perushaan ruang kerj amanajer PR bersebelahan dengan ruang kerja CEO. Kekerapan kontak antara departemen PR dan manajemen puncak lebih merupakan peraturan ketimbang perkecualian. Hubungan kerja yang erat antara departemen PR dengan CEO membangunkeyakinan, kepercayaan.

2.

Pengetahuan tentang organisasi , berarti pengetahuan yang mendalam dan terkini karena status sebagai orang dalam. Anggota staf mengetahui hubungan antara individu-individu dan departemen-departemen serta sepenuhnya menyadari akan adanya arus bawah pengaruh dan politik internal. Mereka juga dapat menghubungi orang-orang penting untuk membuat keputusan dan menghindari mereka yang menempatkan ambisi dan kepentin gan pribadi atas kepentingan perusahaan dan umum. Mereka menyadari siapa yang dapat berfungsu sebagai juru bicara yang mampu dan pandai mengemukakan jalan pikirannya.

3.

Penghematan perusahaan karena banyakanya program yang dijalankan. Penghematan berasal dari biaya operasional yang lebih rendah dan intergrasi yang efisien di dalam perusahaan. Ketika kebutuhan akan PR berlanjut, seperti yang dijumpai pada kebanyakan perusahaan, maka staff permanaen lebih efektif biayanya dibandingkan jasa konsultan dari luar.

4.

Ketersedian tenaga kerja. Ketersediaan praktisi staff mempunyai banyak sisi. Jika ada sesuatu yang tidak beres, praktisi hanya berjarak sejengkal untuk bertemu langsung dengan para pejabat organisasi. Ketersediaan juga berarti selalu siap untuk semua departemen, divisi dan unit operasi. Anggota staff bias dipanggil menghadiri rapat dengan pemberitahuan singkat.

Konsultan PR Versus Internal PR

Seperti telah disebutkan di atas, tidak semua organisasi memiliki PR karena pada dasarnya ada beberapa pertimbangan apabila sebuah organisasi atau perusahaan ingin mendirikan sebuah departemen baru dalam organisasinya. Tidak menutup mata bahwa di Indonesia masih banyak perusahaan atau organisasi yang belum sadar akan kebutuhan PR bagi dirinya. Hal ini terjadi karena bisa jadi cara pandang tentang pengoperasian sebuah organisasi berbeda – beda. Tidak jarang perusahaan atau organisasi dalam perkembangannya beberapa pakar seperti Drucker mengatakan bahwa institusi dibentuk untuk satu tujuan yaitu untuk memproduksi barang atau jasa. Tetapi pada perkembangannya pandangan tersebut berkembang menjadi bahwa institusi dibentuk untuk tujuan yang beragam (multipurpose) dengan konstituen yang beragam pula. Mereka berjuang bagaimana caranya supaya kelompok dalam masyarakat menerima atau tidak menolak keberadaan mereka. Hal ini yang mulai memunculkan pandangan butuhnya Public Relations (Grunig; 1992, 362 – 363)

 

Di sisi lain keinginan untuk mendirikan sebuah departemen baru terhalang oleh biaya atau mungkin bisa jadi juga karena pertimbangan keraguan apakah departemen yang baru tersebut dapat secara efektif beroperasi. Berdasarkan hal tersebut ada baiknya sebuah perusahaan mencoba menjajagi pentingnya fungsi PR dan apa hasil yang dapat diraih dengan melaksanakan fungsi PR tersebut. Oleh karena itu jalan tengah yang dapat disarankan adalah menyewa konsultan PR untuk membantu mewujudkan harapan akan reputasi positif sekaligus menepis serta menyakinkan bahwa PR adalah penting dan bermanfaat bagi oragnisasi.

Berikut ini beberapa dasar pertimbangan mengapa konsultan dibutuhkan:

•​Pada saat kita membutuhkan pengelola program yang sifatnya hanya jangka pendek dan adalah proyek – proyek yang spesifik

•​Kebutuhan akan pengerjaan pekerjaan yang fluktuatuif (tidak tetap terkadang rendah tetapi di saat tertentu tinggi)

•​Membutuhkan pekerjaan dengan ketrampilan khusus, dan ketrampilan ini tidak dimiliki oleh karyawan yang ada

•​Memerlukan objektifitas tinggi. Konsultan dapat mengerjakan pekerjaan tanpa terimbas oleh kepentingan – kepentingan tertentu.

•​Jika membutuhkan tangan dan kaki untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Apabila kita merencanakan banyak program atau pekerjaan dan membutuhkan sumber daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan masalah tersebut.. Konsultan mampu menyediakan tim yang untuk melakukan rencana – rencana tersebut ( Macnamara; 1996, 240 -241)

Hampir sama dengan pertimbangan di atas, Beard (2000) mengemukakan pertimbangan yang menjadikan alasan perlunya konsultan digunakan:Second opinion bagi sebuah strategy; Implementasi program; Mengisi rumpang terhadap keahlian tertentu; Penyediaan sumber daya ahli; Situasi tertentu seperti misalnya tender; Akses atau kontak; Riset; Load pekerjaan yang sangat tinggi; Mendukung operasional kegiatan yang telah ada; Mengelola isue

 

Konsultan seperti apa yang dapat dipilihpun beragam mulai dari skala kecil hingga besar, lokal, nasional ataupun internasional, asosiasi ataupun perorangan. Mendapatkan konsultan yang baik dapat dilakukan dengan cara membaca dengan detail layanan yang pernah dilakukan dengan melihat track record nya. Perlu pula mempertimbangkan atau mendapatkan referensi dari pihak lain tentang reputasi konsultan yang akan disewa serta perlu mengecek keberadaan konsultan tersebut apakah mereka tercatat dalam professional body karena biasanya dari merekalah akreditasi atau sertifikasi konsultan diperoleh. Tentu saja dalam memilih harus disesuaikan dengan kebutuhan dasar dari perusahaan dan dana yang ada.

Kelebihan dan Kelemahan Penggunaan Konsultan

Setelah secara detail memahami konsultan dan proses – proses yang ada di dalmnya. Perlu juga diketahui kelebihan dan kelemahan sebuah organisasi menggunakan jasa konsultasi. Hal ini perlu disampaikan sebagai dasar pertimbangan sebelum memutuskan untuk menggunakan konsultan atau mendirikan sebuah departemen baru. Adapun kelebihan dan kelemahannya adalah sebagai berikut:

Kim Harrison memaparkan kelebihan dan kelemahan adalah

Kelebihan/Keuntungan

•​Klien dapat dianalisis dengan lebih objektif

•​Konsultan memiliki ketrampilan dan pengalaman yang beragam

•​Konsultan (pada umumnya yang besar ) memiliki akses pada sumberdaya yang besar

•​Konsultan yang baik memiliki akses yang baik dengan media, pemuka pendapat, pemerintah,dll

Kelemahan/Kekurangan

•​Kekurangmampuan memahami masalah klien yang uni (yang khas miliki sebuah organisasi)

•​Kurang komitmen terhadap waktu (tidak dapat penuh waktu)

•​Perlu waktu penyesuaian dengan klien baru

•​Rasa tidak suka dari staf PR internal

•​Membutuhkan tingkat kepercayaan yang sangat tinggi

•​Biaya konsultansi mahal.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

 

Cutlip, Scott M.Allen H. Center & Glen M. Broon, “ Effective Public Relations”, Kencana

Prenada Media Group, Jakarta 2006

 

F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT Gramedia, 1996

 

Fraser P. Seitel, The Practice of Public Relations, edisi keenam, Prentice Hall, 1995

 

Grunig, James E., Excellene in Public Relations and Communications     Management, Lawrence

Erlbaum, New Jersey, 1992

 

Jefkins, Frank, Public Relations, Edisi Empat, Penerbit Erlangga, 1995

 

Rakhmat, Jalaludin “ Retorika Modern, pendekatan praktis”, Penerbit PT. Rosda karya, Bandung

 

 

 

2013	6	Kapita selekta Komunikasi	Pusat Bahan Ajar dan eLearning
		Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom	http://www.mercubuana.ac.id