WEB ORGANISASI

	MODUL KAPITA SELEKTA SOSIAL KOMUNIKASI

 

	Fakultas	Program Studi	Tatap Muka	Kode MK	Disusun Oleh
	Ilmu Komunikasi	Public Relations	03		Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom.

 

 

Abstract	Kompetensi
Membahas mengenai teknologi internetterutama Website	Diharapkan setelah pembahasan, mahasiswa memahami kegunaan dan manfaat dari Website

 

Menulis untuk Web Organisasi

Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi dan komputasi telah memunculkan apa yang dikenal sebagai internet danWorld Wide Web. Penyatuan kekuatan komunikasi dan komputasi di era digital memungkinkan pengiriman materi tekstual dan visual dalam kuantitas dan kecepatan yang belum pernah terbayangkan sebelumnya. Perubahan di bidang komunikasi tersebut menandai perubahan mendasar dari media massa ke penggunaan media interaktif.

Sebagai sebuah media baru, internet  memiliki beberapa karakterstik seperti media yang berbasis teknologi, berkarakter fleksibel, potensi interaktif, berfungsi secara privat dan public, memiliki aturan yang rendah, dan keterhubungan. Karakteristik tersebut menyebabkan internet tidak sepenuhnya murni dianggap sebagai media massa karena internet tidak dimiliki, dikendalikan, atau dikelola oleh satu badan atau organisasi.

Internet lebih merupakan sebuah jaringan komputer yang saling berhubungan secara internasional dan beroperasi  berdasarkan aturan yang sudah disepakati bersama. Penyedia jasa dan badan telekomunikasi  berperan dalam pengoperasian internet.

 

Dampak yang dirasakan  



Kemudahan dalam mengolah, menyimpan dan



mengirim info secara global telah membuka suatu horison baru untuk :



Meningkatkan efisiensi dan efektivitas



Mencari keunggulan baru dalam berkompetisi



Meningkatkan akses untuk menyerap dan   menyebarkan info



Tersedianya jaringan info global untuk menyalurkan berbagai format info (multimedia)



Tersedianya berbagai perangkat keras dan lunak untuk mengolah, menyimpan dan mengirim info



Tersedianya berbagai perangkat untuk melakukan transformasi media yang digunakan

 

 

Web Organisasi

Perkembangan internet yang spektakuler telah memberikan lebih banyak pilihan dan kontrol atas isi bagi pengguna juga menawarkan kesempatan pada individu, perusahaan, dan organisasi public serta swasta untuk memproduksi dan menyebarkan informasi. Sebagai akibatnya, berita internet semakin berkembang, diproduksi oleh individu, pakar freelance, agen PR, dan institusi media berita. Kebanyakan dari berita internet itu dapat diakses secara gratis.

Sebagai sebuah proses komunikasi massa, komunikasi massa tradisional biasanya bersifat satu arah, sedangkan internet sebagai suatu bentuk komunikasi massa baru lebih bersifat interaktif. Internet dikatakan interaktif karena menuntut pengguna internet untuk secara aktif mencari informasi yang dibutuhkan via internet.

Pemanfaatan internet sebagai media komunikasi di saat krisis seperti itu terasa sangat efisien. Salah satu contoh pihak manajemen secara regular menginformasikan perkembangan terbaru yang diambil oleh pihak manajemen dalam menghadapi suatu kasus melalui web perusahaan dan mengirimkan e-mail ke e-mail account ke seluruh karyawan. Pada saat yang sama pihak manajemen menyediakan nomor telepon hotline yang bisa dikontak oleh siapa saja yang membutuhkan informasi lebih lanjut megenai kasus yang sedang dihadapi.

Dengan manajemen web yang baik, informasi di saat krisis bisa disampaikan dengan segera. Akses yang cepat dan data menjadi kunci utama dalam pengembangan penulisan web organisasi.

Internet menandai revolusi komunikasi. Ada beberapa alas an yang mendukung pernyataan tersebut :

1.

Kombinasi system komunikasi dan computer memungkinkan pengiriman dan pemindahan sejumlah besar data berdasarkan asas many-to-many dan one-to-many

2.

Sifat komunikasi yang cepat dan lintas batas di era digital memungkinkan beragam bentuk informasi dan jaringan kerja yang tidak pernah dikenal sebelumnya

3.

Ada penekanan dalam konektivitas dan keahlian yang diperlukan untuk menjadi peserta aktif ( daripada konsumen pasif ) dalam lingkungan komunikasi tersebut.

4.

Internet menyatukan materi teks, audio, dan visual, termasuk music, radio, dan film dalam sebuah lingkungan multimedia interaktif, potensi yang terus disadari seiring dengan ketersediaan jaringan frekuensi yang terus meningkat.

Perkembangan media baru internet itu juga berimbas kepada praktek PR. Kebutuhan informasi yang cepat dan kebaruan informasi mengenai berbagai aktivitas perusahaan menyebabkan internet menjadi media yang efektif sekaligus efisien bagi perusahaan untuk menginformasikan segala sesuatu kepada public  aktif dapat mengikuti perkembangan perusahaan dalam jangka waktu atau periode yang relative cepat.

Meskipun demikian, praktisi PR harus memahami bahwa penulisan naskah untuk media yang biasanya dicetak menjadi sedikit berbeda dengan menulis naskah untuk konsumsi internet. Karakteristik internet adalah seperti disebut di atas, karakteristik layar computer dan pengguna internet menjadi pertimbangan yang signifikan jika praktisi PR ingin berhasil dalam penyampaian informasi kepada public menggunakan media internet yang memiliki sifat interaktif.

Sebenarnya public tidak membaca berita atau informasi yang ada di internet. Hal tersebut dikarenakan karakteristik internet yang menggunakan layar computer dengan tingkat cahaya yang terang yang berdampak terhadap konsentrasi atau focus mata pada tulisan menjadi cepat lelah dan akhirnya pengguna internet akan mengalihkan perhatiannya ke tampilan web yang tidak banyak mengajak otak untuk berpikir atau membuat mata harus terus membaca.

Sebagai konsekuensinya, pengguna internet akan men-scan kata atau sub-head yang menarik, kemudian bary membaca isi pesan secara selintas. Jika pesan terlalu panjang, pengguna internet biasanya akan mencetak pesan daripada membacanya secara online.

Oleh karena itu, ada faktor kredibilitas dari pengelola web, terlepas dari apakah individu, instansi pemerintah, perusahaan atau badan lainnya menjadi pertimbangan bagi pengguna web untuk memutuskan apakah akan terus mengakses informasi dari situs web individu atau organisasi yang bersangkutan ataukah memilih untuk mencari web yang sudah kredibel dan diketahui oleh pengguna.

Hal tersebut dikarenakan pengguna web tidak bisa mengetahui secara pasti siapa yang berada di belakang informasi yang ditampilkan di situs web dan apakah informasi yang ditampilkan dapat dipercaya.

Meskipun demikian, selalu ada saat di mana untuk pertama kalinya pengguna web berperan sebagai public aktif dan pencari informasi untuk membuka web individu atau organisasi. Di situlah keahlian menyusun tampilan web menjadi penting karena akan mempengaruhi keputusan pengguna web untuk mengakses informasi. Kredibilitas juga dapat ditingkatkan melalui grafis kualitas tinggi, penulisan yang baik, dan penggunaan link ( hubungan ).

 

 

Faktor-Faktor Pertimbangan Penulisan di Web

Mengembangkan isi pesan untuk sebuah situs web bisa berarti menuliskan materi baru. Teknik penulisan naskah yang biasa dilakukan untuk media cetak seperti brosur atau mungkin buku pegangan mungkin tidak bisa diterapkan dalam teknik penulisan web. Jika kita memaksakan naskah yang sudah kita tulis untuk media cetak dipindah begitu saja untuk sebuah web, maka kita tidak menggunakan karakteristik wen dengan optimal dan tepat guna. Jika kita memasukkan informasi yang sama dengan yang dimunculkan pada media cetak, maka kita harus melakukan perubahan sesuai dengan karakteristik dari web.

Sebagaimana dijelaskan di atas, pengguna web men-scan informasi yang dianggap relevan dan mencetak informasi yang mereka butuhkan untuk kemudian dibaca dengan lebih serius. Oleh karena itu, praktisi PR perlu mempertimbangkan beberapa factor dalam penyusunan pesan untuk web individu atau organisasi.

 

Gaya penulisan

 

Gaya penulisan untuk web agak berbeda dengan gaya penulisan yang biasanya kita kenal, seperti press release, tulisan feature, atau backgrounders. Meskipun demikian tugas praktisi PR adalah menuliskan pesan dalam bahasa dan gaya pengguna web.

​Praktisi PR tidak ingin informasi yang disampaikan melalui web tidak pernah dipedulikan oleh pengguna web. Oleh karena itu, ada beberapa pendekatan yang perlu diperhatikan agar pengguna web bersedia mengakses informasi yang disampaikan :

a.

Membuat ringkasan. Tempatkan poin-poin utama di paragraph pertama sehingga saat men-scan halaman web, pembaca bisa menangkap poin-poin pesan yang disampaikan. Gunakan konsep piramida terbalik.

b.

Tulislah secara singkat. Gunakan daftar daripada paragraph, tetapi jika hanya gaya penulisannya memungkinkan untuk itu. Pembaca akan mudah menemukan informasi dari sebuah daftar daripada sebuah paragraph.

c.

Menulislah untuk di-scan. Kebanyakan pengguna web men-scan halaman sebagai materi yang relevan daripada membacanya kata demi kata. Bimbing pembaca dengan memberikan tanda khusus, seperti heading, daftar dan penekanan tipografis.

Pendekatan di atas dimaksudkan untuk mengakomodasi kebiasaan membaca dari para pengguna web. Perlu diwspadai agar pesan tidak dianggap remeh dengan membuatnya seakomodatif mungkin. Pengguna web sebagai public aktif juga tertarik untuk mencetak dokumen yang panjang, jika dokumen tersebut dianggap bisa memberikan pemahaman dan detail yang lengkap.

 

Kuantitas Pesan

Apa yang biasanya banyak ditemui di situs web adalah referensi informasi yang memungkinkan pengguna web untuk menemukan dengan cepat  materi yang dicarinya. Ketika memutuskan referensi informasi, perlu dipertimbgkan beberapa hal berikut :

a.

Akses. Daftar isi sudah harus berisi referensi informasi karena definisi dari setiap isi informasi harus dapat diakses secara individual. Pertimbangkan bagaimana pengguna web bisa berinteraksi dengan materi naskah. Item apa yang ingin diakses secara langsung. Definisikan referensi informasi untuk mengakomodasi pola penggunaan informasi yang diharapkan.

b.

Panjang halaman. Referensi informasi memberikan solusi untuk mengatasi panjang halaman web. Biasanya, pengguna web lebih menyenangi halaman yang pendek. Meskipun demikian, jangan memisah sebuah dokumen tanpa alasan yang jelas dan jangan memisah dokumen yang dimaksudkan atau yang berkencenderungan untuk dicetak.

c.

Mencetak. Jangan memisahkan narasi ke dalam bagian-bagian kecil jika berharap pengguna web akan mencetak informasi yang disampaikan. Dokumen lebih mudah dicetak melalui sebuah halaman web, atau jika penggunaan dokumen susah untuk diperkirakan, ada baiknya menawarkan versi web dan sebuah link, pencetakan atas halaman yang ditata, seperti misalnya arsip PDF yang dapat di download.

Berikut beberapa tips untuk menulis di halaman web :

1.

Gunakan kalimat langsung, sederhana, “ to the point “, ringkas padat.

2.

Gunakan “ inverted pyramid style “, memulai dari objektif, mulai paragraph dengan apa yang sebenarnya mau disampaikan baru kemudian alasan, cara, dan sebagainya.

3.

Pecah informasi yang panjang atau banyak menjadi kecil-kecil, urutkan dengan metode piramida terbalik, dari main idea ke detail dengan menggunakan hyperlinks.

 

Permasalahan

Hal-hal yang perlu dihindari dalam pembuatan web organisasi antara lain adalah :

•

Website tidak jelas isi nya.

•

Struktur website banyak menyesatkan.

•

Loading time lambat.

•

Tidak ter-update

•

Penggunaan variasi animasi yang tidak pada tempatnya.

•

Website tidak mencerminkan citra perusahaan/instansi.

•

Banyak menu yang tidak sesuai fungsi.

•

Halaman penuh dengan teks bagaikan pidato pertanggung-jawaban presiden

 

 

Daftar Pustaka

 

Frenzel, Carrol W., 1992, “Management of Information Technology”, Masachusetts : Boyd and Fraser.

Senn, J.A., 1995, “Information Technology in Business”, Prentice Hall.

Markland, Robert E., 1987, “Quantitative Methods for Management Decisions”, John Wil8ey & Sons.

Gray, P., 1994, “Decision Support and Executive Information Systems”, Prentice Hall.

Turban, E., 1995, “Decision Support and Expert Systems”, Prentice Hall.

Laudon and Laudon. “Management Information Systems: Managing The Digital Firm, 8th Edition”, Prentice Hall, 2003.

Jessup, L., Valacich, J. Information Systems Today; Prentice Hall, NJ., 2003

R. McLeod, Management Information Systems, 9/E, Prentice Hall, 2003-08-09

 

 

2013	2	Kapita selekta Komunikasi	Pusat Bahan Ajar dan eLearning
		Yuni Tresnawati, S.Sos., M.Ikom	http://www.mercubuana.ac.id